Boxでファイルがアップロードされたら、Google スプレッドシートを更新する

■概要

Boxにアップロードされたファイルの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードを検知して、指定したGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、手作業による手間とミスを解消し、正確なファイル管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGoogle スプレッドシートを用いたファイル管理を手作業で行っている方
• ファイルのアップロード履歴を、正確かつタイムリーに管理シートへ反映させたい方
• 単純な転記作業を自動化し、より付加価値の高いコア業務に時間を充てたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードをトリガーに自動でシートが更新されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することが可能です。
• 人の手を介さず自動で処理されることで、入力間違いや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxフォルダ内のファイルアップロードを検知するトリガーの起動間隔は、任意で設定することが可能です。業務の要件に合わせて更新頻度を調整してください。

■注意事項

• Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。