【プログラミング不要】Microsoft TeamsとZendeskのタスクを連携する方法

特定条件のZendeskチケット情報をMicrosoft Teamsに自動で通知する

<span class="mark-yellow">Zendeskで作成されたタスク管理用のチケットのうち、タイトルや説明文に特定のキーワードが含まれるものや、特定の優先度のチケットのみをMicrosoft Teamsに通知する</span>といった条件分岐を含むフローです。

重要なタスクや関連性の高い情報のみを効率的に共有し、通知のノイズを減らすのに役立ちます！

Zendeskのチケット情報を加工してMicrosoft Teamsに自動で通知する

<span class="mark-yellow">Zendeskでタスク管理用のチケットが作成された際に、AIを活用してチケット内容の要約を生成したり、関連情報を付加したりするなど、情報を加工・変換した上でMicrosoft Teamsに通知する</span>ことも可能です。より分かりやすい情報共有や、状況に応じた適切な初動対応をサポートします！

ZendeskのチケットをMicrosoft Teamsに通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Zendeskでタスク管理用のチケットが作成された際に、その内容をMicrosoft Teamsの指定したチャネルに自動で通知するフローを解説していきます！

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• Microsoft TeamsとZendeskをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Zendeskのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにして、フローの動作確認をする

ステップ1：Microsoft TeamsとZendeskをマイアプリ連携

はじめに、Microsoft TeamsとZendeskをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！

<span class="mark-yellow">フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するZendeskに、チケットを作成しておきましょう！</span>
※後続のZendeskのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft Teams」と入力し、検索結果からMicrosoft Teamsのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。

3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。

4.続いてZendeskをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からZendeskを検索します。

次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。

マイアプリにMicrosoft TeamsとZendeskが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！

ステップ3：Zendeskのトリガー設定

※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Zendeskでタスク管理用のチケットが作成されたらMicrosoft Teamsに通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！

1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「新しいチケットが作成されたら」をクリックしましょう。

※・Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
・有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているZendeskも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

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2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。

4.「サブドメイン」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！

※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。

ステップ4：Microsoft Teamsの設定

1.アプリと連携する「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「チームID」「チャネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。

「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。

設定完了後は「テスト」を行い、実際にMicrosoft Teamsにデータが通知されることを確認してください。
※今回は、Zendeskのアウトプット(取得した値)が空白のため表示されていませんが、アウトプットに値が入っていると、取得されたZendeskの情報が表示されます。

確認後、保存しましょう。

ステップ5：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする

全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！

Microsoft TeamsやZendeskを使ったその他の自動化例 

他にも、Microsoft TeamsやZendeskを活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Microsoft Teamsを使った便利な自動化例

Zendeskを使った便利な自動化例

まとめ

Microsoft TeamsとZendeskのタスク管理を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報共有や進捗確認の作業負荷を削減し、ヒューマンエラーによる対応漏れや遅延のリスクも低減できます。</span>これにより、担当者はタスクの状況把握と対応に集中でき、チーム全体の業務効率向上に繋がります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！