「Google スプレッドシートで管理しているタスクの期限が迫るたびに、内容を確認してリマインドメールを作成・送信するのが地味に大変…」
「重要なタスクのリマインド漏れを防ぎたいけど、手作業での管理には限界がある…」
このように、Google スプレッドシートを使ったタスク管理と、それに付随するリマインド業務に手間と課題を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートに登録したタスク情報をもとに、ChatGPTが状況に応じたリマインド文を自動で作成し、期限が近づいたら担当者へメールを自動送信してくれる仕組み があれば、こうした定型業務から解放され、タスクの実行やより戦略的な業務に集中する時間を確保できるはずです！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからない ので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ YoomにはGoogle スプレッドシートの情報を基にChatGPTがリマインドを作成する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にGoogle スプレッドシートからタスクを取得して、ChatGPTで文章を生成後、Gmailでリマインドする
試してみる
Google スプレッドシートのタスクをChatGPTで処理し、Gmailでリマインドするフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、定期的にGoogle スプレッドシートからタスクを取得し、ChatGPTがリマインド文を生成してGmailで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート ChatGPT
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシート, ChatGPT, Gmailのマイアプリ連携 テンプレートをコピー スケジュールトリガーとGoogle スプレッドシート, ChatGPT, Gmailアクション・同じ処理を繰り返すの設定 フローをONにし、動作を確認
定期的にGoogle スプレッドシートからタスクを取得して、ChatGPTで文章を生成後、Gmailでリマインドする
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ステップ1：マイアプリ連携
Google スプレッドシートと連携 以下のナビをご確認ください。
ChatGPTと連携 以下の注釈とナビをご確認ください。
※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プラン
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みです。
Gmailと連携 以下のナビをご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
定期的にGoogle スプレッドシートからタスクを取得して、ChatGPTで文章を生成後、Gmailでリマインドする
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガー設定 スケジュールトリガーをクリックします。
今回のテンプレートは、指定したスケジュールになると起動します。
そのため、まずはスケジュールの設定を行いましょう。
スケジュールは日付指定、曜日指定、Cron設定の中から選択できます。
今回は曜日指定を使用し、毎週月曜日の朝9時に起動するように設定しました。
設定できたら完了をクリックしてください。
Cron設定では実行頻度を細かく調整することが可能です。
ステップ4：複数のレコードを取得する設定 「複数のレコードを取得する」のアイコンをクリックします。
事前に準備しておきましょう。
条件の内容は業務フローにあわせてカスタマイズしてください。
今回は、ステータスが「完了」になっていないデータを取得できるように設定にしました。
設定ができたら、「テスト」をクリックしましょう。
この取得した値はのちのフローで使用できます。
内容が確認できたら、「完了」をクリックしましょう。
※取得した値
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定 ここでは取得したレコードの分、処理を行ないたいため「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
↩️「同じ処理を繰り返す」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
ここでは、データベースからタスクの名前などを取得したいので、「+取得した値を追加」から繰り返し対象の取得した値を増やして、以下のように設定しました。
ステップ6：テキストを生成する設定 ここでは取得したタスクの内容をもとにメール文を生成するため、「テキストを生成」のアイコンをクリックします。
メッセージ内容 ：ChatGPTに生成してほしいテキストの指示内容を入力しましょう。
記載例はあらかじめ設定されてありますが、自由に変更してOKです。
「同じ処理を繰り返す」設定で取得した値を引用し、設定してください。※「取得した値」を使用する場合は、変数となるので、スケジュールトリガーが起動する度に変動した値として使用することが可能です。
ロール ：「ユーザー」「システム」「アシスタント」から選択temperature ・最大トークン：赤線を確認の上、直接入力モデル ：候補から選択
ステップ7：Gmailで送信する設定 最後の設定です！
ここでは、生成された内容でメールを送信する設定を行います。
「メールを送る」のアイコンをクリックしましょう。
To ：通知先となるメールアドレスを入力。CC/BCC ：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定。件名 ：タスクリマインド、など内容がわかるように設定。
本文 ：ChatGPTでテキスト生成した値を引用して設定しています。「←同じ処理を繰り返すオペレーションで取得したアウトプットを設定してください」は削除してください。
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認して「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
最後にGmailの画面に移り、通知されたか確認をします。
GoogleスプレッドシートやChatGPTを使ったその他の自動化例 Yoomを使えば、今回ご紹介したテンプレート以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Googleスプレッドシートを使った自動化例 Googleスプレッドシートと他のアプリを連携することで、例えば、表計算上の行追加・更新を起点に、会議予約、課題起票、予定更新、スクリプト実行、取引先情報の同期などを自動で連携できます。
手作業の転記や二重入力を減らし、情報の一元管理と業務スピード・正確性の向上を実現できるでしょう。
ClickUpでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
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Google スプレッドシートに特定の行が追加されたら、GitHubにプルリクエストを作成する
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Google Driveで特定のファイルが更新されたら、Google スプレッドシートを更新する
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Google スプレッドシートで特定条件の行が追加されたら、Zoomでミーティングを作成する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新する
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Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Apps Scriptを実行する
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Google スプレッドシートのレコードが更新されたら、Googleカレンダーの予定を自動で更新する
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Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加する
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Stripeでサブスクリプションが申し込まれたらGoogle スプレッドシートに情報を格納する
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Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
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ChatGPTを使った自動化例 ChatGPTと他のアプリを連携することで、例えば、商談成立や問い合わせ、投稿、受信情報、ファイル追加などをきっかけに、AIが内容を理解・要約・文章生成を行い、重要情報の抽出と共有を自動化します。
担当者への通知や条件分岐も含め、判断・作成・連絡までを省力化し、業務の初動対応を高速かつ均一な品質で実現できるでしょう。
Microsoft Teamsに会議情報が投稿されたら、ChatGPTで要約して通知する
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Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
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Zendeskで新しいチケットが作成されたら、ChatGPT（Web検索対応）でテキストを生成してコメントを追加する
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Outlookの内容をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する
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Slackの投稿内容をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する
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Zoho Mailで受信した内容をChatGPTで要約して、担当者に転送する
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Trelloのカード作成時にChatGPTで解析し、特定の条件に合致した場合にSlackに通知する
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kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
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Salesforceで商談が成立したら、ChatGPTで請求書の草案を作成する
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フォームで回答が送信されたら、ChatGPTで引用文を生成してGoogle スプレッドシートに追加する
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まとめ Google スプレッドシート、ChatGPTを連携してタスクリマインドを自動化することで、これまで手作業で行っていたリマインドメールの作成・送信業務から解放され、ヒューマンエラーによる通知漏れも防ぐことができます。
これにより、チーム全体のタスク遂行率が向上し、担当者は本来集中すべきコア業務に多くの時間を割けるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoom を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちらの登録フォーム
よくあるご質問
Q：AIが生成するリマインド文は調整できますか？
A：
はい、できます。
Q：Gmail以外のツール（Slackなど）にも通知できますか？
A：
はい、できます。
Q：一度リマインドしたタスクの重複通知は防げますか？
A：
はい、可能です。
「メールを送る」アクション直下にある「+」マークをクリックし、Google スプレッドシートの「レコードを更新」アクションを追加。 該当レコードの通知済列に「通知済」と更新するよう設定。 「複数のレコードを取得する」のレコード取得条件を変更。
