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「Google スプレッドシートで管理しているタスクの期限が迫るたびに、内容を確認してリマインドメールを作成・送信するのが地味に大変…」
「重要なタスクのリマインド漏れを防ぎたいけど、手作業での管理には限界がある…」
このように、Google スプレッドシートを使ったタスク管理と、それに付随するリマインド業務に手間と課題を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートに登録したタスク情報をもとに、ChatGPTが状況に応じたリマインド文を自動で作成し、期限が近づいたら担当者へメールを自動送信してくれる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、タスクの実行やより戦略的な業務に集中する時間を確保できるはずです！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
YoomにはGoogle スプレッドシートの情報を基にChatGPTがリマインドを作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、定期的にGoogle スプレッドシートからタスクを取得し、ChatGPTがリマインド文を生成してGmailで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート ／ChatGPT
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
以下のナビをご確認ください。
以下の注釈とナビをご確認ください。
※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みです。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
以下のナビをご確認ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
スケジュールトリガーをクリックします。
今回のテンプレートは、指定したスケジュールになると起動します。
そのため、まずはスケジュールの設定を行いましょう。
スケジュールは日付指定、曜日指定、Cron設定の中から選択できます。
今回は曜日指定を使用し、毎週月曜日の朝9時に起動するように設定しました。
設定できたら完了をクリックしてください。
Cron設定では実行頻度を細かく調整することが可能です。
「複数のレコードを取得する」のアイコンをクリックします。
なお、今回は以下のようなGoogle スプレッドシートを使用します。
事前に準備しておきましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま下に進んでください。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は下記のように候補から選択してください。
テーブル範囲も設定します。
次に進み、取得したいレコードの条件を設定します。
条件の内容は業務フローにあわせてカスタマイズしてください。
今回は、ステータスが「完了」になっていないデータを取得できるように設定にしました。
設定ができたら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、取得した値にGoogle スプレッドシートから取得した情報が追加されます。
この取得した値はのちのフローで使用できます。
内容が確認できたら、「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
