HubSpotとMicrosoft Excelを連携して、HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加する方法

[Yoomとは]

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

・HubSpotとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・トリガー、アクションの設定
・最後にトリガーが起動と確認

事前準備
1)まずはじめに、Yoomの公式サイトにアクセスして、アカウント作成をお願いします。
Yoomのアカウント発行ページ
2)HubSpotはOAuth認証でID/Passの入力によりマイアプリの登録が可能ですが、Hubspotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。
詳しくはこちらを参考にしてください。
HubSpotのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
3)使用するフローは、HubSpotの情報をMicrosoft Excelに追加するため、事前にHubSpotの情報に対応するMicrosoft Excelのシートを作成する必要があります。
なお、アウトプットできる情報は以下の通りです。
必要な項目を含むシートを準備してください。

HubSpotとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

ステップ1：HubSpotとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「HubSpot」と「Microsoft Excel」を１つずつ検索します。

HubSpotを選択したら、使用するアカウントでログインしてください。

Microsoft Excelを選択したら、使用するアカウントでログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されればコピーができています。

タイトルや詳細はクリックで編集可能ですので、適宜変更してください。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
なお、テンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
そのためコピーしたテンプレートはマイプロジェクトからも開くことが可能です。

ステップ3：トリガーを設定
「アプリトリガー　新しいコンタクトが作成されたら」をクリックします。

ステップ4：HubSpotのアクションを設定

1) アクションは「新しいコンタクトが作成された」を選択して、「次へ」をクリックします。

2)  トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：Microsoft Excelのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを追加する」を選択し、必須項目を入力します。

ドライブIDやアイテムIDはアプリが連携出来ていると候補から選択できます。
「次へ」をクリックします。

3) 追加するレコードの値を入力します。
アプリが連携出来ているとHubSpotのアウトプット情報を活用して入力できます。
会社名など必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加する】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

HubSpot・Microsoft Excelを使ったその他の自動化例

他にもYoomには、HubSpot・Microsoft Excelを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。

自動化を試みたい業務内容や現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。

1.HubSpotのコンタクトページからMicrosoft Excelの雛形をもとに請求書を作成する
このテンプレートでは、HubSpotのコンタクトページから、Microsoft Excelの雛形を使用して請求書を作成できます。
例えば、営業部がHubSpotのコンタクトページで取引先の顧客情報を確認し、Microsoft Excelの請求書テンプレートに自動入力できるため、作業負担の軽減が期待できます。
また、HubSpotの情報を反映させることで、素早く正確な請求書を作成でき、手作業のミスを防ぎ、業務の効率化が見込めます。

2.HubSpotにフォームが送信されたら、Microsoft Excelに格納する
このテンプレートでは、HubSpotに新しいフォーム送信があると自動的にMicrosoft Excelに転送することができます。
例えば、マーケティング部がHubSpotに送信されたフォームデータの顧客名や部署名、連絡先、問い合わせ内容などがMicrosoft Excelに整理され、マーケティング部が素早く対応できるようになります。
これにより、データ入力の手間やミスを削減することが期待できます。

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3.HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを送付する
このテンプレートは、HubSpotのコンタクトページから顧客情報を基に請求書を作成し、Microsoft Excelの請求書テンプレートに自動入力後、Outlookを使って担当者にメールで送付できます。
例えば、営業部がHubSpotのコンタクトページから顧客名、部署名、商品名、金額などを記入したMicrosoft Excelの請求書を作成すると、取引先の担当者へ請求書を添付したメールを送信できます。
これにより、スピーディーで正確な請求処理が見込めます。

まとめ

HubSpotでコンタクトが作成された際にMicrosoft Excelに自動で情報を追加する方法について解説しました。
HubSpotとMicrosoft Excelの連携によって、手動入力の手間を省き、データ移行時のミスを防ぎ、業務効率を大幅に向上させることが期待できます。
また、この連携によって、営業やマーケティングのチームはより戦略的な意思決定を素早く行うことができ、業務の生産性も向上が見込まれます。
さらに今回紹介したYoomというノーコードツールは、プログラミングの知識がなくても直感的な操作でツール同士を簡単に連携させることができます。
初心者でも簡単に設定できるため、ぜひこの機会にHubSpotとMicrosoft Excelの連携を試してみてください。
Yoomはこの連携以外にもさまざまな自動化のテンプレートがあります。他の業務プロセスの効率化にも役立てることができるはずです。
業務の効率化を検討している方は、ぜひYoomの導入をご検討ください！