OneDriveに音声データがアップロードされたら、自動で文字起こししてMicrosoft Excelにレコードを追加する

■概要

会議の議事録作成やインタビューの記録など、音声データを扱う業務において、手作業での文字起こしやMicrosoft Excelへの転記は時間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、OneDriveに音声データがアップロードされるだけで、AIが自動で文字起こしを行い、その結果をMicrosoft Excelの指定したシートにレコードとして追加するため、これらの手間や課題を解消し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存した音声ファイルの文字起こしと記録に手間を感じている方
• 手作業によるデータ入力のミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
• 定型的な文字起こし業務から解放され、より創造的な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへの音声ファイルアップロードをトリガーに、文字起こしからMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、作業時間を短縮できます。
• 手作業による文字起こしの手間や、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成か更新かに基づいて処理を分岐させます。
4. 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをYoom内に取得します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルからテキストデータを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストデータを指定のファイル・シートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、どのフォルダに音声ファイルがアップロードされた際にフローボットを起動させるか、任意のフォルダを指定してください。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、文字起こし結果をどのファイルのどのシートに、どの列に何の情報を記載するかを柔軟に設定できます。例えば、文字起こしされたテキストだけでなく、ファイル名やアップロード日時といった情報も合わせて記録するようにカスタムすることが可能です。

■注意事項

• OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
• フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。