Microsoft Teamsとfreee人事労務を連携して、Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で残業申請する方法

はじめる前に

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

・Microsoft Teamsとfreee人事労務をマイアプリ登録
・Microsoft Teamsにメッセージが送信された際の設定
・分岐を使って送信者を判別する・テキストからデータを抽出する
・freee人事労務と連携して残業申請を作成する

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう！

※注意事項※

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

ステップ1：Microsoft Teamsとfreee人事労務をマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft Teamsをクリックします。
(3)Microsoft Teamsのサインイン画面から、お持ちのアカウントを入力してログインを行ってください。

(4)次にfreee人事労務の連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からfreee人事労務をクリックします。
(5)メールアドレスとパスワードでログインをすると以下の画像が出来ますので、問題がなければ下部にある「許可」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft Teamsとfreee人事労務が登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Microsoft Teamsにメッセージが送信された際の設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。

(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「チャネルにメッセージが送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、チームID、チャネルIDを候補から選択します。

選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：分岐を使って送信者を判別する・テキストからデータを抽出する

(1)次に分岐を使用して、送信者が特定の従業員に該当するか判別します。
「送信者が特定の従業員に該当するか判別」をクリックします。

(2)「分岐条件を指定」画面から、オペレーション、アウトプットをプルダウンから選択します。

• オペレーション：「チャネルにメッセージが送信されたら」を選択
• アウトプット：「送信者名」を選択

アウトプットに送信者名を選択することで、特定の従業員の投稿を検知し、残業申請を作成します。分岐条件を追加したい場合は「＋分岐条件を追加」をクリックすることで、追加できます。

選択が完了したら、「保存する」をクリックします。
(3)次にテキストからデータを抽出します。
「テキストからデータを抽出」をクリックします。

(4)「アクションを選択」画面から「変更する」をクリックします。

テキストの文字数に応じて変換タイプを選択してください。

選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(5)「詳細を設定」画面から、抽出対象のテキストを入力します。画像のようにアウトプットから選択することで、Microsoft Teamsの情報を引用することができます。

下へ進み、抽出したい項目を赤線を確認の上、直接入力を行ってください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：freee人事労務と連携して残業申請を作成する

(1)次にfreee人事労務と連携して残業申請の作成を行います。
「残業申請の作成」をクリックします。

(2)freee人事労務の「連携アカウントとアクションを選択」画面から、freee人事労務と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「残業申請の作成」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、各項目に入力を行います。
・事業所ID、申請経路ID、承認者ユーザーID：候補から選択
・対象日：日付から選択
・取得予定開始時間、取得予定終了時間：アウトプットから選択

選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で残業申請する」フローボットの完成です。

Microsoft Teams・freee人事労務を使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもMicrosoft Teamsとfreee人事労務を使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.freee人事労務で前日の勤怠漏れを検知してMicrosoft Teamsに通知する

このフローを活用することで、前日の勤怠漏れを指定日時にMicrosoft Teamsで通知できます。これにより、未処理の勤怠をすぐに把握できるでしょう。また、Microsoft Teamsを確認することで、freee人事労務に都度アクセスする手間を省き、効率良く業務を進められるでしょう。

2.freee人事労務に従業員の登録があったら、Microsoft Teamsに通知する

freee人事労務に従業員を追加をすると、自動で登録情報をMicrosoft Teamsに通知するフローです。これにより、担当の部署へすぐに情報共有することができ、共有の漏れを防止できるでしょう。また、Microsoft Teamsで通知する内容は自由にカスタマイズできます。

3.freee人事労務で従業員情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する

従業員情報が更新された際に自動的にMicrosoft Teamsで通知されます。これにより、従業員情報の変更にすぐに対応でき、人事担当者の業務効率の向上が期待できます。
また、Microsoft Teams上で直接コミュニケーションを取ることができるため、メンバー間の情報共有や連携強化に役立つでしょう。

さらに、Microsoft Teamsとfreee人事労務を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Microsoft Teamsを使用したフローボットテンプレート一覧

freee人事労務を使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

Microsoft Teamsとfreee人事労務の連携により、残業申請の手続きがスムーズになり、業務効率化やエラー削減など多くのメリットが得られそうです。
特に、申請プロセスの自動化により、従業員は面倒な入力作業から解放され、管理者は情報の一元管理やスピーディーな承認が可能になります。これにより、企業全体の労務管理が効率的かつ正確になり、より良い職場環境の構築につながります。
業務の負担軽減と管理の透明性向上を目指す企業にとって、Microsoft Teamsとfreee人事労務の連携はとても有効なソリューションと言えるでしょう。