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「情報の整理や管理にNotionとMicrosoft SharePointを活用しているけれど、ツールに何度もアクセスしたりするのは面倒かも...」「フォルダを作成するときに情報の記載間違いが発生していて、確認作業が別途必要になっているな」
普段このように考えている方も少なくないのではないでしょうか？
Yoomを活用したNotionとMicrosoft SharePointの連携は、フォルダ作成を自動化し、作業の無駄削減につながります。
たとえば、Notionで取引先を登録すると自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるので、業務が効率化し、フォルダの作成漏れも防げるはずです。
本記事では、NotionとMicrosoft SharePointをノーコードで連携する方法をわかりやすく解説するので、ぜひ試してみてくださいね！
NotionとMicrosoft SharePointを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
それでは、テンプレートを使用して「Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」フローを一緒に作っていきましょう！
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は「初めてのYoom」をご確認ください。
それでは、始めましょう！
最初に、Yoomと各アプリを連携（マイアプリ連携）することで、スムーズにフローボットを作成することができます。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしましょう。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Notionをクリックしてください。
(3)以下の内容が表示されるので、「ページを選択する」をクリックします。
(4)アクセスを行いたいページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。
(5)次にMicrosoft SharePointの連携を行いましょう。同様にYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft SharePointをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(6)サインイン画面が出てくるため、アカウントを入力後、「次へ」をクリックします。
連携が完了すると、YoomのマイアプリにNotionとMicrosoft SharePointが登録されます。
これで、マイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介したテンプレートを使用するため、下のバナーの「試してみる」をクリックします。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
(1)Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」をクリックしてください。
以下画面のようにテンプレート内容が表示されるので、アプリトリガーの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
(2)Notionの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認してください。
トリガーアクションは「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔をプルダウンより選択します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますが、基本的に短い設定がおすすめです。
注釈に沿って、「データベースID」を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると以下のように表示されます。
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。アウトプット情報は後続のアクションで利用できます。
(4)次に、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしましょう。
(5)連携するアカウント情報を入力します。
画面下部で、【データベースID】を候補から選択・入力して「次へ」をクリックしましょう。
(6)次の画面で、Notionの指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得します。
取得したいレコードの条件を入力し、テストを行いましょう。
今回は、前ステップから取得したアウトプット『オブジェクトID』を指定します。
(7)設定後、「テスト」を押します。以下のようにテストに成功したら、「保存する」をクリックしてください。
(1)次に、Microsoft SharePointと連携を行います。
「フォルダを作成」をクリックしましょう。
(2)Microsoft SharePointの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft SharePointと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
アクションは「フォルダを作成」のままで「次へ」をクリックしてください。
(3)「API接続設定」画面から、各項目に入力をします。
・サイトID：候補から選択
・ドライブID：候補から選択
・親フォルダ名：手動入力
・親フォルダのアイテムID：候補から選択（親フォルダ名を正しく入力することで『候補』に情報が展開）
・フォルダ名：アウトプットから選択(※今回は、会議の資料を作成したフォルダに格納することを想定して作成しています。)
(4)入力が完了したら下部にある「テスト」をクリックして、実際にフォルダが作成されているかを確認しましょう。
結果に問題がなければ『保存する』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
本日ご紹介した連携以外にもNotionやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
リードやタスクの情報をそのまま反映してデータを追加したり、データ登録を関係者に通知することもできます。
他にも、テキストの抽出・翻訳を自動化することで、これまで作業にかけていた時間をその他のコア業務に充てられるようになるでしょう。
データファイルを自動で同期したり、受け取ったファイルを自動格納することも可能です。
また、AIツールによる要約データを効率的に受け取ることもできます。
NotionとMicrosoft SharePointの連携により、業務の効率化や情報管理の精度向上が期待できそうです！
レコードの登録に伴うフォルダ作成が自動化されれば、作業スピードが向上し、ミスも減少するのではないでしょうか。
その結果、チーム全体の生産性がアップし、業務がより円滑になるかもしれません。
Yoomでは様々なアプリと連携させることで、散在した情報をひとつに統一することができます。
会社の状態を見える化したい方や仕事をもっとスムーズに進めたい人にピッタリなツールです。
興味のある方は、今回の記事を参考にぜひ試してみてくださいね！
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