「情報の整理や管理にNotionとMicrosoft SharePointを活用しているけれど、ツールに何度もアクセスしたりするのは面倒かも...」「フォルダを作成するときに情報の記載間違いが発生していて、確認作業が別途必要になっているな」
Yoomを活用したNotionとMicrosoft SharePointの連携は、フォルダ作成を自動化し、作業の無駄削減につながります。
NotionとMicrosoft SharePointを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら NotionとMicrosoft SharePointを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
ファイル変換を自動化する便利なテンプレート
Notionでステータスが更新されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionでプロジェクトのステータスを管理し、関連ファイルをMicrosoft SharePointで保管している場合、ステータスが更新されるたびに手動でフォルダを作成するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとMicrosoft SharePointを連携させ、情報管理を効率化したい方 手作業によるフォルダ作成の手間や、命名ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方 プロジェクト管理とドキュメント管理のプロセスを自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのステータス更新をトリガーに、Microsoft SharePointへ自動でフォルダが作成されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のステータスになった場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」を設定し、任意の場所にフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、Notionから取得したページのプロパティ（ステータスなど）を利用して、後続のオペレーションを処理する条件を自由にカスタマイズできます。 Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、サイトID・ドライブID・親フォルダを任意で選択し、フォルダ名は固定のテキストやNotionから取得したページのタイトルなどを変数として設定することが可能です。 ■注意事項
NotionとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Notionの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
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■概要
Notionでプロジェクトや顧客情報を管理しつつ、関連ファイルをMicrosoft SharePointに保存している場合、手作業でのフォルダ作成に手間を感じたり命名ミスが発生したりすることはありませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとMicrosoft SharePoint間での手作業に非効率を感じている方 Notionでの情報更新をきっかけに、ファイル管理も自動化したい方 プロジェクトや案件ごとのフォルダ作成を自動化し、管理体制を標準化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのページ上で操作するだけでフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理体制の構築に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでYoomのChrome拡張機能を選択し、特定のNotionページ上で起動するように設定します。 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで起動したページの情報を取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとにフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、作成先となるサイトID、ドライブID、親フォルダのアイテムIDをそれぞれ任意で設定してください。 作成するフォルダ名は、固定のテキストを入力するだけでなく、前のステップで取得したNotionのページタイトルなどの情報を変数として設定することも可能です。 ■注意事項
NotionとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
登録を自動化する便利なテンプレート
Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Notionにファイル情報を追加する
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■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルを格納するたびに、手作業でNotionのデータベースに情報を転記していませんか。このような定型的な作業は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定したフォルダにファイルが追加・更新されると、自動でNotionのデータベースにファイル情報が追加されるため、こうした課題を解消し、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとNotionでファイルやナレッジの管理を行っている方 手作業による情報転記の手間をなくし、更新漏れなどのミスを防ぎたい方 複数ツールをまたぐ定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointにファイルを追加するだけで、Notionへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したファイル情報が特定の条件を満たす場合にのみ後続の処理に進むよう設定します 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Microsoft SharePointのファイル情報をNotionのデータベースに自動で追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointの設定では、自動化の対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意の値に変更してください 分岐機能では、ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合のみNotionへ追加するなど、前段階のオペレーションで取得した情報をもとに後続処理の実行条件を柔軟にカスタマイズできます Notionにレコードを追加する際、対象のデータベースIDを指定したり、各項目にファイル名やURLといったどの情報を割り当てるかを自由に設定できます ■注意事項
Microsoft SharePointとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してNotionにファイル情報を追加する
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■概要
お問い合わせフォームなどから受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか。ファイルを一つひとつダウンロードしてMicrosoft SharePointに格納し、さらにNotionに情報を手入力する作業は時間がかかるためミスの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取った添付ファイルをMicrosoft SharePointで管理している方 Microsoft SharePointとNotion間の情報転記を手作業で行っている方 ファイル管理やそれに付随する情報登録業務の効率化を目指している業務担当者 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信をトリガーにファイル格納と情報追加が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 人の手を介さずに処理が完結するため、ファイルの格納漏れやNotionへの情報転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームで受け取った添付ファイルを指定の場所に格納します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル名などの情報をデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointの設定では、ファイルを格納したいサイトID、ドライブID、フォルダのアイテムIDをそれぞれ候補から選択してください。ファイル名は、フォームの入力内容など、前段のアクションで取得した値を変数として設定することも可能です。 Notionの設定では、フォームの添付ファイル情報を記録したいデータベースページを選択してください。各項目には固定値のほか、フォームの入力内容やMicrosoft SharePointから取得した情報を変数として埋め込めます。 ■注意事項
NotionとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎週、Microsoft SharePointのアクセスログを取得してNotionに追加する
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■概要
Microsoft SharePointのアクセスログを定期的に確認し、手作業でNotionに転記する業務は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてMicrosoft SharePointのアクセスログを自動で取得し、Notionのデータベースへ追加できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointの利用状況を手作業で集計し報告しているWebサイト管理者の方 Microsoft SharePointとNotionで情報管理をしており、データ連携を効率化したい方 毎週のレポーティング業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
毎週決まった時間にMicrosoft SharePointのログがNotionへ自動で追加されるため、手作業での集計や転記にかかっていた時間を削減できます。 手動でのデータ入力がなくなることで、転記ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎週」など、ワークフローを実行したい任意のスケジュールを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得したアクセスログ情報を指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのオペレーション設定で、ログを取得したい対象のサイトID、リストID、アイテムIDなどを任意で設定してください。 Notionのオペレーション設定で、連携先のデータベースを選択し、どのプロパティにどのログ情報を追加するかなど、レコードの値を任意に設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OCR（データ読み取り機能）と連携した便利な自動化テンプレート
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてNotionに追加する
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■概要
Microsoft SharePointに保管した請求書や議事録などの書類の内容を確認し、手作業でNotionへ転記する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointに保管した書類の転記作業に手間を感じている方 Microsoft SharePointとNotionを連携させ、情報管理を効率化したい方 手作業によるデータ入力ミスを防止し、業務の正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーにOCRでの読取とNotionへの登録が自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。 ファイル内容の手動での転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルの内容をテキストデータとして抽出します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取りたい項目を任意で設定し、ファイルから特定の情報のみを抽出することが可能です。 Notionにレコードを追加する際、対象のデータベースを選択し、各項目に固定のテキストや前段のOCR機能で取得した値を埋め込むことができます。 ■注意事項
Microsoft SharePointとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
今すぐに試したい方へ 本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionで管理している取引先情報を、Microsoft SharePointにも反映させていますか？案件ごとにフォルダを作成する際、手作業でのコピー＆ペーストは手間がかかる上に、入力ミスやフォルダの作成漏れといった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先データが登録されるとMicrosoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します ■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■注意事項
Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
[Yoomとは]
NotionとMicrosoft SharePointの連携フローの作り方
それでは、テンプレートを使用して「Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」フローを一緒に作っていきましょう！
はじめる前に
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomのアカウント発行ページ
初めてのYoom
それでは、始めましょう！
ステップ1：NotionとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
最初に、Yoomと各アプリを連携（マイアプリ連携）することで、スムーズにフローボットを作成することができます。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしましょう。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Notionをクリックしてください。
(3)以下の内容が表示されるので、「ページを選択する」をクリックします。
(4)アクセスを行いたいページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。
(5)次にMicrosoft SharePointの連携を行いましょう。同様にYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft SharePointをクリックします。
連携が完了すると、YoomのマイアプリにNotionとMicrosoft SharePointが登録されます。
ステップ2：テンプレートのコピー
(1)先程ご紹介したテンプレートを使用するため、下のバナーの「試してみる」をクリックします。
Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionで管理している取引先情報を、Microsoft SharePointにも反映させていますか？案件ごとにフォルダを作成する際、手作業でのコピー＆ペーストは手間がかかる上に、入力ミスやフォルダの作成漏れといった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先データが登録されるとMicrosoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します ■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■注意事項
Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ステップ3：Notionのトリガーアクション設定
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
以下画面のようにテンプレート内容が表示されるので、アプリトリガーの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
(2)Notionの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認してください。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔をプルダウンより選択します。プラン
注釈に沿って、「データソースID」を入力しましょう。
テストが成功すると以下のように表示されます。
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。※ 取得した値とは？
(4)次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
連携するアカウント情報を入力します。
(6)次の画面で、Notionの指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得します。
(7)設定後、「テスト」を押します。以下のようにテストに成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4：Microsoft SharePointでフォルダを作成する設定
(1)次に、Microsoft SharePointと連携を行います。
(2)Microsoft SharePointの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft SharePointと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
(3)「API接続設定」画面から、各項目に入力をします。
(4)入力が完了したら下部にある「テスト」をクリックして、実際にフォルダが作成されているかを確認しましょう。
結果に問題がなければ『保存する』をクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionで管理している取引先情報を、Microsoft SharePointにも反映させていますか？案件ごとにフォルダを作成する際、手作業でのコピー＆ペーストは手間がかかる上に、入力ミスやフォルダの作成漏れといった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先データが登録されるとMicrosoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します ■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■注意事項
Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
NotionやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもNotionやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
Notionを活用した自動化例
リードやタスクの情報をそのまま反映してデータを追加したり、データ登録を関係者に通知することもできます。
Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新する
試してみる
■概要
Asanaで管理しているタスクの進捗状況を、別途Notionで管理しているプロジェクト情報に手作業で反映させていませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Asanaでタスクが更新されると、関連するNotionのデータベース情報が自動で更新されるため、これらの課題を解消し、常に最新の情報をチームで共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとNotionを併用し、プロジェクトやタスクの進捗管理を行っている方 手作業での情報転記による更新漏れや入力ミスを防ぎたいと考えている方 チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクト管理を効率化したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaでのタスク更新をトリガーにNotionの情報が自動で更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。 手作業による情報の転記がなくなることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトでタスクが更新されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、Asanaの更新内容を反映させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのレコードを更新するアクションでは、どのデータベースのどのレコードを更新するかを指定する必要があります。 更新する項目には、特定のテキストを固定値として設定したり、トリガーとなったAsanaのタスク情報（タスク名、担当者、期日など）を変数として埋め込んだりすることが可能です。 ■注意事項
Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google DriveにファイルがアップロードされたらOCRでテキストを抽出し、AIで翻訳後Notionに追加する
試してみる
■概要
海外から届く請求書や契約書など、外国語の書類処理に手間や時間を取られていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
海外との取引が多く、外国語の書類を手作業で処理している方 Google DriveとNotionを活用し、ドキュメント管理を効率化したい方 最新のOCRやAI技術を用いて、属人化しがちな翻訳や転記作業を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
書類のアップロードから翻訳、データ入力までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業での翻訳ミスやNotionへのデータ転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。 オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルを読み込みます。 オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストを翻訳します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」を設定し、翻訳したテキストなどを任意のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、画像やPDFファイル内のどの項目や範囲のテキストを読み取るかを任意で設定できます。 AIによる翻訳機能では、日本語や英語をはじめ、翻訳先の言語を自由に選択することが可能です。 Notionへのレコード追加では、対象のデータベースを選択でき、取得した各データをどのプロパティに格納するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。こちら 。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
Notionにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionに新しくページが作成または更新されたら、boxにフォルダを作成するフローです。
フォルダ名は任意の値に置き換えることができます。
Notionとboxを連携することで、新しく作成・更新されたページを自動的にboxに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Notion、boxそれぞれとYoomを連携してください。
・フォルダの作成先やフォルダ名などを任意の値に変更することが可能です。
Notionのデータソースに情報が追加されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Notionでタスク管理や情報共有を行う際、新規データが追加されるたびに手作業でGoogle Chatに通知するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。重要な情報共有が遅れたり、抜け漏れが発生したりすると、業務に支障をきたすことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに情報が追加されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、こうした情報共有の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで管理している情報を、都度手作業でGoogle Chatに通知している方 手作業による通知で、連絡漏れや共有の遅延といったミスをなくしたいと考えている方 チーム内の情報共有をより円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのデータソースに情報が追加されると自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとGoogle ChatをYoomと連携します 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規作成時のみ後続の処理へ進むように分岐させます。 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに通知メッセージを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースを任意で指定することが可能です 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したNotionのページタイトルやプロパティ情報などを変数として埋め込み、動的に変更できます ■注意事項
Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法 」を参照ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceに登録された取引先をNotionのデータベースに追加する
試してみる
◼️概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、その情報をNotionのデータベースに連携するフローボットです。
どのNotionデータベースに連携するかは自由に設定できます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SalesforceとNotionをそれぞれ利用されている方
■このテンプレートを使うメリット
・Salesforceに登録や更新された情報をNotionに自動登録できるので、管理の一元化が可能になります。
◼️注意事項
・NotionとSalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceに取引先を登録してから5~15分後にフローボットが起動します。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Microsoft SharePointを活用した自動化例
データファイルを自動で同期したり、受け取ったファイルを自動格納することも可能です。
Dropboxに格納されたファイルをMicrosoft SharePointにも格納する
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■概要
Dropboxにアップロードしたファイルを、再度Microsoft SharePointにも手動でアップロードしていませんか？この二度手間は時間的なコストがかかるだけでなく、ファイルの格納漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルを追加するだけで、Microsoft SharePointへも自動で格納され、ファイル管理に関する非効率な業務を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとMicrosoft SharePointの両方でファイル管理を行っており、手作業での同期に手間を感じている方 ファイルの二重管理によるアップロード漏れなどのミスを防ぎ、情報共有の精度を高めたいと考えている方 クラウドストレージ間の連携を自動化し、組織全体のファイル管理業務を効率化したい情報システム担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのファイル格納を起点にMicrosoft SharePointへ自動で同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルのアップロード漏れや、格納先の指定間違いといったヒューマンエラーを防止し、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続けて、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、ファイルの作成や更新を監視する対象のフォルダを任意で指定してください。 Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダを任意で指定することが可能です。 ■注意事項
Dropbox、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
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■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。 Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。 ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Gmailでファイルを通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルがアップロードされるたびに関係者へ手動で通知するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でGmailによる通知が実行されるため、手作業による通知の手間や共有漏れのリスクを解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでのファイル共有を頻繁に行い、関係者への通知に手間を感じている方 手動でのメール通知による共有漏れや、宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 定型的なファイル共有の通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイルアップロードをトリガーに通知が自動化されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮できます 手作業による通知漏れや宛先の設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したファイルの条件に応じて後続の処理を分岐させます 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知の対象としたいサイトIDおよびフォルダIDを任意で設定してください 分岐機能では、ファイル名や更新日時など、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意で設定することが可能です Gmailでメールを送信するアクションでは、任意の宛先、件名、メッセージ内容を設定でき、Microsoft SharePointから取得したファイル名などの情報を本文に差し込むことも可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Salesforceでリードが登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリード情報を登録した後、関連書類を保管するためにMicrosoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか？この作業は定型的ですが手間がかかり、フォルダ名の命名規則ミスや作成漏れも起こりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
SalesforceとMicrosoft SharePointを連携させ、手作業による情報管理を効率化したい方 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、ヒューマンエラーを未然に防ぎたい方 SaaS間の連携を通じて、営業チーム全体の業務プロセスを改善したいマネージャー ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceへのリード登録後に発生していたフォルダ作成作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮するため、より重要な業務に集中できます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、リードごとの情報管理を標準化できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、リード情報に基づいたフォルダが作成されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、対象のサイトID、ドライブID、親フォルダのアイテムIDを候補から任意で選択してください。 作成するフォルダ名は、固定のテキストを設定するほか、トリガーで取得したSalesforceのリード情報（会社名など）を変数として埋め込むことが可能です。 ■注意事項
SalesforceとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookでファイルを受信したら、Geminiで要約し結果をMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する大量の添付ファイルの内容を確認し、Microsoft SharePointへ手作業で格納する業務に手間を感じていませんか。特に、一つひとつのファイルを開いて内容を把握するのは大きな負担となりがちです。このワークフローは、Outlookでのファイル受信をきっかけにGeminiが内容を自動で要約し、その結果をMicrosoft SharePointに格納する一連の流れを自動化します。GeminiとMicrosoft SharePointを連携させることで、文書管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する添付ファイルの確認・整理業務を効率化したい方 GeminiとMicrosoft SharePointを連携させ、情報集約や文書管理を自動化したいと考えている方 手作業による情報整理から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からGeminiによる要約、Microsoft SharePointへの格納までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮します。 人の手によるファイルの確認漏れや、Microsoft SharePointへの登録ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Outlook、Gemini、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分けます。 オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションをそれぞれ設定します。 オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたPDFや画像ファイルからテキスト情報を抽出します。 オペレーションでGeminiを設定し、抽出したテキスト情報を基にコンテンツ（要約）を生成します。 オペレーションで書類発行機能を設定し、生成した要約を任意のGoogle スプレッドシートの雛形に出力します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成された書類を格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガーでは、自動化の対象としたいメールのフォルダや件名に含まれるキーワードなどを任意に設定できます。 分岐機能では、メールに添付ファイルがあるか否かなど、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。 OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタマイズできます。 Geminiでは、要約を生成するための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズでき、メールの件名などの情報を変数として利用できます。 書類発行機能では、アウトプットとして利用するGoogle スプレッドシートの雛形を任意に設定でき、Geminiが生成した要約などを指定のセルに出力できます。 Microsoft SharePointでは、アップロードするファイル名や格納先のフォルダなどを、固定値または前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定可能です。 ■注意事項
Outlook、Gemini、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
NotionとMicrosoft SharePointの連携により、業務の効率化や情報管理の精度向上が期待できそうです！
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