Notionで取引先登録時にMicrosoft SharePointにフォルダ生成する方法

NotionとMicrosoft SharePointの連携は、フォルダ管理を集約化し、作業の無駄を削減することが期待できます。たとえば、Notionで取引先を登録すると自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、手動作業を省き、ミスを防ぐことができるでしょう。さらに、ドキュメントの共同編集や一元管理も可能になり、セキュリティの向上に貢献するでしょう。
本記事では、NotionとMicrosoft SharePointの連携における具体的なメリットと連携方法を詳しく紹介します。

NotionとMicrosoft SharePointを連携するメリット

メリット1: フォルダ管理の集約化

NotionとMicrosoft SharePointを連携させることで、取引先情報やプロジェクトに関連するドキュメント、ファイル、メモをMicrosoft SharePointで一元管理できます。これにより、重要な情報を複数のツールで個別に管理する必要がなくなり、必要なデータへスピーディーにアクセス可能になります。すべての情報が一つの場所に集約されることで、検索が容易になり、業務の透明性と効率向上が期待できます。また、更新や追加がタイムリーに反映されるため、常に最新の情報に基づいて業務を進めることができるでしょう。

メリット2: セキュリティとアクセス権管理の向上

Microsoft SharePointと連携することで、アクセス権管理機能を利用して、Notionで作成されたフォルダやドキュメントに適切な権限を割り当てることができます。特定の社員やチームだけがアクセスできるように制御できるため、データのセキュリティが向上し、重要な情報の漏えいを防ぐことが期待できます。

[Yoomとは]

NotionとMicrosoft SharePointの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」フローを一緒に作っていきましょう！

今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、始めましょう！

ステップ1：NotionとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Notionをクリックします。

(3)以下の内容がでるので、「ページを選択する」をクリックします。

(4)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。

(5)次にMicrosoft SharePointの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft SharePointをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(6)サインイン画面が出てきます。アカウントを入力後、「次へ」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにNotionとMicrosoft SharePointが登録されます。
これで、マイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：データベースページの作成と更新の設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

(2)Notionの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔をプルダウンより選択します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

データベースIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリック、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：Microsoft SharePointと連携

(1)次に、Microsoft SharePointと連携を行います。
「フォルダを作成」をクリックします。

(2)Microsoft SharePointの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft SharePointと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「フォルダを作成」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、各項目に入力をします。
・サイトID：候補から選択
・ドライブID：候補から選択
・親フォルダ名：アウトプットから選択
・親フォルダのアイテムID：候補から選択
・フォルダ名：アウトプットから選択

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」フローボットの完成です。

NotionのMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもNotionとMicrosoft SharePointを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、メールを送信する

Microsoft Excelを連携することで、Notionの情報を基に自動的にMicrosoft Excelで見積書を作成し、取引先にメールで送信できます。見積書の作成から送信まで一貫して自動で行われるため、作業時間の削減が期待できます。

2.Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する

Notionのデータベースの情報を使って、Gmailで顧客に定型メールを自動で送信することができます。例えば、イベントやキャンペーンの際にリード客へメールを送りたい時に役立つでしょう。

3.メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する

コミュニケーションツールと連携することで、メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードし、アップロードされた旨をMicrosoft Teamsの特定のメンバーに通知することが可能です。チーム内で情報共有を円滑に進めたい方におすすめです。

さらに、NotionとMicrosoft SharePointを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Notionを使用したフローボットテンプレート一覧

Microsoft SharePointを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

NotionとMicrosoft SharePointの連携により、業務の効率化や情報管理の精度向上が期待できそうです！取引先の登録に伴うフォルダ作成の自動化や、データの一元管理することで、作業のスピードが上がり、ミスのリスクが減少するでしょう。これらのメリットを活用すれば、チーム全体の生産性が向上し、業務運営がより円滑になるでしょう。
Yoomでは様々なアプリと連携させることで、散在した情報をひとつに統一することができます。会社の状態を見える化したい方や仕事をもっとスムーズに進めたい人にピッタリなツールです。
興味のある方は、今回の記事を参考にぜひ試してみてください！