Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する方法

アプリトリガーの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

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(2)Notionの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。

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(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔をプルダウンより選択します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますが、基本的に短い設定がおすすめです。

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データベースIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリック、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

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(4)次に、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしましょう。

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(5)連携するアカウント情報を入力します。
画面下部で、【データベースID】を候補から選択・入力して「次へ」をクリックします。

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(6)次の画面で、Notionの指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得します。
取得したいレコードの条件を入力し、テストを行いましょう。

今回は、前ステップから取得したアウトプット『オブジェクトID』を指定します。

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(7)設定後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：Microsoft SharePointと連携

(1)次に、Microsoft SharePointと連携を行います。
「フォルダを作成」をクリックします。

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(2)Microsoft SharePointの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft SharePointと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「フォルダを作成」のままで「次へ」をクリックします。

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(3)「API接続設定」画面から、各項目に入力をします。
・サイトID：候補から選択
・ドライブID：候補から選択
・親フォルダ名：手動入力
・親フォルダのアイテムID：候補から選択
・フォルダ名：アウトプットから選択

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入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」フローボットの完成です。

NotionやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもNotionやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

NotionとMicrosoft SharePointを連携した自動化例

Notionでステータスが更新されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成したり、Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Notionにファイル情報を追加したりすることもできます。
また、Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてNotionに追加する連携も可能です。

Notionを活用した自動化例

Webミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、会議の文字起こしデータをNotionに自動で追加します。

カレンダーで予定が作成されたらNotionに追加する

GoogleカレンダーやOutlookのカレンダーに予定が登録されたら、Notionに自動で追加します。

Notionに登録した内容をデータベースに追加する

Notionに登録した内容をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelなどのデータベースに自動で追加します。

Microsoft SharePointを活用した自動化例

フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納する

Googleフォームなどで添付されたファイルをMicrosoft SharePointに自動で格納します。

メールで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納する

OutlookやGmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動で格納します。

Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加されたらチャットツールに通知する

Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加されたら、SlackやDiscordなどに自動で通知します。

さらに、NotionとMicrosoft SharePointを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Notionを使用したフローボットテンプレート一覧

Microsoft SharePointを使用したフローボットテンプレート一覧

NotionとMicrosoft SharePointを連携するメリット

メリット1: フォルダの自動作成

NotionとMicrosoft SharePointを連携させることで、レコードを追加するたびにフォルダを自動作成できます。
これにより、都度、手作業でフォルダを作成する手間を省けるので、業務の効率化につながるはずです！
例えば、Notionでタスク管理をする場合、タスクを追加するたびにフォルダを作成していれば、どれだけ時間があっても足りないのではないでしょうか。
この連携を利用すれば、Notionの情報をフォルダ名に反映することもでき、フォルダ管理が楽になるはずです。

メリット2: フォルダの作成漏れ防止

NotionとMicrosoft SharePointを連携させることで、フォルダの作成漏れを防げます。
手動でフォルダを作成すると、どうしても漏れてしまうことがありませんか。
例えば、レコードを追加したタイミングで緊急業務が発生することもありますよね。
そんなとき、後でフォルダを作ろうと思っていて、そのまま忘れてしまった、という経験がある方もいるのではないでしょうか。
この連携を利用すると、こうしたフォルダの作成漏れを防げるので便利ですよ。

まとめ

NotionとMicrosoft SharePointの連携により、業務の効率化や情報管理の精度向上が期待できそうです！
レコードの登録に伴うフォルダ作成が自動化されれば、作業スピードが向上し、ミスも減少するのではないでしょうか。
その結果、チーム全体の生産性がアップし、業務がより円滑になるかもしれません。
Yoomでは様々なアプリと連携させることで、散在した情報をひとつに統一することができます。
会社の状態を見える化したい方や仕事をもっとスムーズに進めたい人にピッタリなツールです。
興味のある方は、今回の記事を参考にぜひ試してみてくださいね！