Outlookで受信したメールを複数の言語に翻訳し、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
「Outlookで受信したメールを複数の言語に翻訳し、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、グローバルなビジネス環境でのコミュニケーションをスムーズにするための業務ワークフローです。
受信したメールを自動翻訳AIが多言語に翻訳し、必要な情報を整理してGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
これにより、異なる言語でのやり取りも効率的に管理できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・異なる言語でのメール対応に時間を取られているビジネス担当者の方
・多言語対応を必要とする国際的なチームやプロジェクトを管理しているリーダーの方
・メール内容を効率的に整理し、データとして活用したい営業やマーケティング担当者の方
・自動翻訳やAI技術を活用して業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・手動での翻訳やデータ入力に煩わしさを感じている中小企業の経営者の方
■注意事項
・OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookを使ったメール対応やスケジュール管理など、日々の業務で繰り返し行う作業に時間を取られていませんか？これらの作業を自動化するには一般的にAPIを活用するためプログラミングの知識が必要になりますが、「専門知識を持つエンジニアに頼まないと難しいのでは…」と、導入のハードルを高く感じてしまいますよね。特に、社内にエンジニアがいない場合や、開発リソースが他のプロジェクトで手一杯の場合、業務効率化の第一歩をどう踏み出せばいいか悩むこともあるでしょう。
そこで本記事では、Outlook APIの基本的な知識から、エンジニアでなくても様々なアプリとOutlook APIを簡単に連携させる具体的な方法までを詳しくご紹介します。マーケティング活動における通知や、営業チームのスケジュール管理、日々の情報収集など、多様なシーンで役立つ連携フローをステップごとに分かりやすく解説しますので、「開発スキルに自信はないけれど、自分たちの手でOutlookを使った業務を自動化したい！」と考えている方はぜひ参考にしてみてください。
OutlookとGoogle スプレッドシートを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら
送信を自動化する便利なテンプレート
Google スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してOutlookで送信する
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■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してOutlookで送信することが可能です。この自動化によって、手動作業を減らしミスを防ぐことで、よりスムーズなビジネス運営をサポートします。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化したい営業担当者の方
・見積書作成の手間を省きたい中小企業の経営者の方
・Outlookを活用して顧客とのコミュニケーションを自動化したい方
・見積書のPDF化と送信プロセスを一元管理したい事務担当者の方
・業務の自動化を通じて生産性向上を目指しているチームリーダーの方
■注意事項
・Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートに発注情報が追加されたら、Outlookで発注メールを自動送信する
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■概要
「Google スプレッドシートに発注情報が追加されたら、Outlookで発注メールを自動送信する」フローを利用すると、発注登録時のメール作成作業が自動化されます。
担当者が都度Outlookでメール送信する手間を省ける点が特長です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用して発注情報の管理を行っている方
・発注処理のたびにメール作成や送信に時間を取られてしまい、工数削減を図りたい方
・発注担当者や購買担当として、ミスなくスムーズに発注先とやり取りしたい方
・Microsoft Outlookを普段の業務や社内連絡で利用している方
・自動化ツールやシステム連携の活用によって作業効率を高めたいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
更新を自動化する便利なテンプレート
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
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■概要
「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する」ワークフローは、メール管理とデータ集計を自動化する業務ワークフローです。
Outlookで特定の件名のメールを受信するたびに、Google スプレッドシートの情報が自動的に更新されます。
情報の整理がスムーズに行え、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するメールの管理に時間を取られているビジネスパーソン
・メールの内容をGoogle スプレッドシートに手動で入力している担当者
・データ集計や情報整理を自動化して、業務効率を向上させたいチームリーダー
・情報の自動更新により、正確なデータ管理を目指している経営者
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookで指定ユーザーのカレンダーイベントも更新する
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Googleスプレッドシートで行が更新されたらOutlookで指定ユーザーのカレンダーイベントも更新するフローです。
転記を自動化する便利なテンプレート
Outlookで送付された領収書をOCRで読み取り、経費精算用のGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
「Gmailで送付された経費精算書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、日常の経費精算業務を効率化するための自動化プロセスです。
Outlookに受信した領収書メールを、AIとOCR技術を活用して自動的に解析し、必要な情報を抽出します。抽出されたデータはGoogle スプレッドシートに自動で入力されるため、手動でのデータ入力作業を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・経費精算業務に多くの時間を割いている経理担当者の方
・Outlookを日常的に使用し、メール管理に課題を感じているビジネスパーソン
・手動でのデータ入力に伴うヒューマンエラーを減らしたい企業の経営者
・経費処理の透明性を高めたい財務部門の方
・領収書管理をデジタル化し、ペーパーレスを推進したい企業
・日々の業務効率化を図り、生産性向上を目指す全てのビジネスパーソン
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、メール管理の効率化を図る業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、Outlookで指定した件名のメールが届いた際に、自動的にGoogle スプレッドシートに新しい行としてデータが追加されます。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、情報の整理や共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで毎日多くのメールを受信し、その内容を記録する手間に悩んでいるビジネスパーソン
・Google スプレッドシートを利用してデータ管理を行っており、効率化を図りたい方
・営業チームやサポートチームなど、メール内容を一元的に管理・共有したい部署の担当者
・手動でのデータ入力によるヒューマンエラーを減らしたいと考えている管理者
・業務ワークフローの自動化に興味があり、Yoomを活用したい方
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIと連携した便利な自動化テンプレート
Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する
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Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信するフローです。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
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Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加するフローです。
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信したメールを複数の言語に翻訳し、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
「Outlookで受信したメールを複数の言語に翻訳し、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、グローバルなビジネス環境でのコミュニケーションをスムーズにするための業務ワークフローです。
受信したメールを自動翻訳AIが多言語に翻訳し、必要な情報を整理してGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
これにより、異なる言語でのやり取りも効率的に管理できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・異なる言語でのメール対応に時間を取られているビジネス担当者の方
・多言語対応を必要とする国際的なチームやプロジェクトを管理しているリーダーの方
・メール内容を効率的に整理し、データとして活用したい営業やマーケティング担当者の方
・自動翻訳やAI技術を活用して業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・手動での翻訳やデータ入力に煩わしさを感じている中小企業の経営者の方
■注意事項
・OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
とにかく早くOutlookのAPIを利用したい方へ
YoomにはOutlook APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
Outlook APIとは
Outlook APIはOutlookと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Outlookを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。
APIはアプリケーション・プログラミング・インタフェース (Application Programming Interface）の略語です。
インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Outlook APIの場合は「Outlook」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
- 取得：APIを経由して、データを取得することができます。
- 追加：APIを経由して、データを追加することができます。
- 更新：APIを経由して、データを更新することができます。
- 削除：APIを経由して、データを削除することができます。
Outlook APIでできること
Outlook APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにOutlook APIを使った自動化を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
特定の件名のメールを受信したら自動で起動する
Outlookのメール受信をアクションの起点として活用することで、海外からの問い合わせメールを自動で翻訳し、その内容をGoogle スプレッドシートに記録するといった一連のフローを自動化できます。
多言語でのコミュニケーションや情報管理の手間が大幅に削減されますね。
Outlookで受信したメールを複数の言語に翻訳し、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
「Outlookで受信したメールを複数の言語に翻訳し、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、グローバルなビジネス環境でのコミュニケーションをスムーズにするための業務ワークフローです。
受信したメールを自動翻訳AIが多言語に翻訳し、必要な情報を整理してGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
これにより、異なる言語でのやり取りも効率的に管理できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・異なる言語でのメール対応に時間を取られているビジネス担当者の方
・多言語対応を必要とする国際的なチームやプロジェクトを管理しているリーダーの方
・メール内容を効率的に整理し、データとして活用したい営業やマーケティング担当者の方
・自動翻訳やAI技術を活用して業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・手動での翻訳やデータ入力に煩わしさを感じている中小企業の経営者の方
■注意事項
・OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
カレンダーにイベントが登録されたら自動で起動する
Outlookカレンダーへのイベント登録をトリガーとして利用し、登録された会議の情報を自動でGoogle スプレッドシートに転記するフローです。
会議の履歴管理や活動報告書の作成といった付随業務の工数を削減し、抜け漏れのない正確な情報管理を実現します。
Outlookのカレンダーにイベントが追加されたら、Google スプレッドシートに行を追加する
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■概要
「Outlookのカレンダーにイベントが追加されたら、Google スプレッドシートに行を追加する」フローは、スケジュール管理とデータ整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Yoomを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しいイベントが追加された際に、自動的にGoogle スプレッドシートにその詳細を行として追加するため、効率的なデータ管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookのカレンダーを日常的に使用し、スケジュール管理を効率化したいビジネスパーソン
・Google スプレッドシートでイベントデータを一元管理したいチームリーダーやプロジェクトマネージャー
・手動でのデータ入力作業を減らし、業務の自動化を図りたい事務担当者
・複数のアプリ間で情報を統合し、作業の効率化を目指している企業経営者
・Yoomを活用して、既存のツール間の連携を強化し、生産性を向上させたいIT担当者
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートそれぞれをYoomと連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールを自動で送る
RPAでWebサイトから収集した情報や、データベースで更新された内容をトリガーとして、Outlookから関係者へ自動でメール送信するフローです。
手作業で行っていた定期的な報告メールの作成・送信業務から解放されますね。
毎日、RPAを用いてWEBサイトから情報を集めOutlookに通知する
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■概要
「毎日、RPAを用いてWEBサイトから情報を集めOutlookに通知する」ワークフローは、定時にWEBサイトを巡回し、最新情報を自動収集してOutlookへ送信する業務ワークフローです。毎日のチェック作業を自動化し、情報共有の遅れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎朝複数のWEBサイトを手作業でチェックしている総務・情報システム担当者の方
・重要なニュースや価格変動など見逃しがちな更新を確実にキャッチしたいチームリーダー
・定常的な情報収集に時間を取られ、マンパワーを他に振り向けたいマネージャー
・ルール化された定期通知フローをRPA 自動化でスマートに組み立てたいエンジニア
・Outlookを使った通知体制を簡単に整備したい事務・営業担当者
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
■フローの中で設定できるアクション（フローボットオペレーション）
- 自分のカレンダーにイベントを登録する
- 予定表を作成する
- 指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する
- メールの添付ファイルの情報を取得する
- メールの添付ファイルをダウンロード
- 指定のユーザーのカレンダーのイベントを削除する
- 指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する
- 自分のカレンダーのイベントを削除する
- 自分のカレンダーのイベントを更新する
- タスクを作成する（リマインド設定対応）
- タスクを作成する（リマインド設定非対応）
■フローの起点となるアクション（トリガーアクション）
- メールを受信したら
- カレンダーのイベントが追加・更新されたら
- タスクが作成されたら
Outlook APIの利用料金と注意点
OutlookのAPI（Microsoft Graph API）は、Microsoft 365のライセンスや無料のOutlook.comアカウントがあれば、追加料金なしで利用を開始できます。
そのため、基本的なメールの送受信やカレンダー操作の自動化であれば、特別な費用をかけずに実現することが可能です。
ただし、APIを利用する際にはいくつかの注意点があります。
- リクエスト制限：短時間に大量のリクエストを行うと、一時的に機能が制限される場合があります。例えば、メールの大量送信を行う際は注意が必要です。
- APIのバージョン：古いOutlook REST APIはすでに提供が終了しているため、これから連携を行う場合は、後継である「Microsoft Graph API」を利用する必要があります。
- 特別な場合の料金：通常の利用では無料ですが、専門的なデータ分析のために膨大な量のデータを一括で抽出する「Microsoft Graph Data Connect」という機能を利用する場合のみ、処理量に応じた従量課金が発生します。
※詳細はOutlookのサービスサイトをご確認ください。
※2025年06月16日時点の情報です。
実際に連携してみた！
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を通してOutlook APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Outlookを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
Outlook APIとの連携方法
はじめにOutlook APIとYoomを連携する方法を紹介します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からOutlookを検索してください。
こちらはログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
今回は「Outlookで受信したメールを複数の言語に翻訳し、Google スプレッドシートに追加する」という実際のフローボットも作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Google スプレッドシートのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定、テキストを生成する設定、Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで受信したメールを複数の言語に翻訳し、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
「Outlookで受信したメールを複数の言語に翻訳し、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、グローバルなビジネス環境でのコミュニケーションをスムーズにするための業務ワークフローです。
受信したメールを自動翻訳AIが多言語に翻訳し、必要な情報を整理してGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
これにより、異なる言語でのやり取りも効率的に管理できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・異なる言語でのメール対応に時間を取られているビジネス担当者の方
・多言語対応を必要とする国際的なチームやプロジェクトを管理しているリーダーの方
・メール内容を効率的に整理し、データとして活用したい営業やマーケティング担当者の方
・自動翻訳やAI技術を活用して業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・手動での翻訳やデータ入力に煩わしさを感じている中小企業の経営者の方
■注意事項
・OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Google スプレッドシートのマイアプリ連携
Google スプレッドシートも先ほどのOutlookと同様「マイアプリ」から検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Outlookで受信したメールを複数の言語に翻訳し、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
「Outlookで受信したメールを複数の言語に翻訳し、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、グローバルなビジネス環境でのコミュニケーションをスムーズにするための業務ワークフローです。
受信したメールを自動翻訳AIが多言語に翻訳し、必要な情報を整理してGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
これにより、異なる言語でのやり取りも効率的に管理できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・異なる言語でのメール対応に時間を取られているビジネス担当者の方
・多言語対応を必要とする国際的なチームやプロジェクトを管理しているリーダーの方
・メール内容を効率的に整理し、データとして活用したい営業やマーケティング担当者の方
・自動翻訳やAI技術を活用して業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・手動での翻訳やデータ入力に煩わしさを感じている中小企業の経営者の方
■注意事項
・OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
はじめに準備として、連携したOutlook宛にテスト用メールを送信しておきましょう。
今回は例として、英語の問い合わせをスペイン語と日本語に翻訳する想定で進めていきます。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「特定の件名のメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定の件名のメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にメールフォルダIDを候補から選択してください。
最後に検索キーワードを入力してテストしましょう。今回は例として「Inquiry(問い合わせ)」というキーワードを設定しました。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
ステップ4：テキストを生成する設定
上段の「テキストを生成する」をクリック。
テキストを生成するオペレーションについては、こちらのページも確認しておいてくださいね。
ステップ3と同様、アクションは「テキストを生成｜5,000文字以内（25タスク）」のまま「次へ」をクリックしましょう。
プロンプトは予め設定されている通りで大丈夫です。
出力したい言語を入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。AIがスペイン語に翻訳してくれました！
ステップ5：テキストを生成する設定 (2)
今度は下段の「テキストを生成する」をクリック。
ステップ4と同様に進めて、翻訳したい言語を入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。今度は日本語に翻訳されましたね！
ステップ6：Google スプレッドシートのアクション設定
準備として、問い合わせ内容と翻訳を追記するためのGoogle スプレッドシートをご用意ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「レコードを追加する」をクリック。
データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、先ほど用意したシートの「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択してください。
テーブル範囲を選択したら「次へ」をクリックします。
※Googleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点があるので、こちらのページも確認しておいてくださいね。
あとは先ほど用意したシートのヘッダーに対応する項目を選択しましょう。
以下のようにアウトプットを選択すると、ステップ3で取得したOutlookの情報やステップ4・5で生成した翻訳内容を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
用意したシートにOutlookの問い合わせ内容と翻訳が自動で追記されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Outlookで受信したメールを複数の言語に翻訳し、Google スプレッドシートに追加する方法でした！
OutlookやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもOutlookやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Outlookを活用した自動化例
契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
Googleフォームで送信された内容からAIでブログの草案を作成し、Outlookに通知する
試してみる
■概要
「Googleフォームで送信された内容からAIでブログの草案を作成し、Outlookに通知する」ワークフローは、ブログ記事作成の初期段階を自動化し、効率化を図る業務ワークフローです。
フォームに入力された情報をAIが分析・整理し、質の高いブログ草案を生成します。さらに、完成した草案をOutlookに通知することで、スムーズなレビューと公開準備が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・ブログ運営を効率化したいブロガーの方AIを活用してコンテンツ制作を自動化したいマーケティング担当者の方
・Googleフォームで収集したデータを有効活用し、ブログ記事に反映させたい企業の方
・Outlookを活用して記事作成の進捗を管理したいチームリーダーの方
・コンテンツ制作の初期段階を自動化し、時間を節約したいクリエイターの方
■注意事項
・Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
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Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
Outlookで受信したPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、メールで受け取ったPDFや画像ファイルを自動的に解析し、必要な画像やテキストを抽出してGoogle スプレッドシートに整理する業務ワークフローです。これにより、手作業でのデータ入力を削減し、業務効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを使用して日常的にPDFメールを受信しているビジネスパーソン
・PDFや画像から必要な情報を手動で抽出し、Google スプレッドシートに入力している方
・業務のデータ入力作業を自動化して効率化を図りたい企業の担当者
・PDFや画像のテキスト抽出を迅速に行いたいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Chatworkに通知する」ワークフローは、メールで届くPDFの内容を自動的にテキスト抽出し、チームに迅速に共有する業務ワークフローです。日々大量のPDFファイルがOutlookに届く中、手作業で内容を確認し共有するのは時間と手間がかかります。このワークフローを活用することで、PDFのテキスト抽出から通知までを自動化でき、業務のスピードと正確性を向上させることが可能です。チーム内での情報共有がスムーズになり、業務効率が格段にアップします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで日常的にPDFファイルを受信しているビジネスユーザーの方
・PDFから必要なテキスト情報を効率的に抽出したい方
・Chatworkを活用してチーム内での情報共有を強化したい管理者の方
・手動でのPDF処理に時間を取られている事務担当者の方
・業務フローの自動化を通じて作業効率を改善したい企業の方
■注意事項
・Outlook、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
Google スプレッドシートを活用した自動化例
Google スプレッドシートのデータを基に、フォルダを作成したり、メールを送信したり、他のデータベースやツールの情報を更新・登録することも可能です。
また、他のデータベースの情報を、Google スプレッドシートに自動追加することもできます。
STORES予約で登録された予約情報をSlackで通知しGoogle スプレッドシートに格納
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STORES予約で登録された予約情報をSlackで通知しスプレッドシートに格納します
Stripeでサブスクリプション情報が変更されたらスプレッドシートに情報を格納する
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Stripeでサブスクリプション情報が変更されたら、サブスクリプションの情報をスプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による転記は入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追記するため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
・OCRを活用して、紙媒体のデータ化や反復的な入力業務の効率化を目指している方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を自動化したい方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
kintoneステータスが更新されたら見積書を発行して送付
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kintoneステータスが更新されたらサブテーブルの情報とスプレッドシートの雛形を利用して見積書を発行し承認後にGmailで送付します。
領収書をOCRで読み取り、スプレッドシートへ記載する
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入力フォームにアップロードした領収書画像をOCRで読み取り、指定のスプレッドシートへ記載するフローボットです。
ご紹介したテンプレート以外にも、Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Outlookを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
まとめ
Outlook API連携を行うことで、これまで手作業で行っていたメールの転記作業やスケジュール共有業務が自動化され、手間の削減やヒューマンエラーの防止に繋がります。担当者がこうした定型業務から解放されることで、本来注力すべき分析や企画といったコア業務に集中する時間も創出できます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで簡単に業務フローを構築できます。
もしOutlook周りの業務自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ無料登録してYoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
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