【Outlook API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

さらに書類発行のアクションを組み込むことで、あらかじめ作成した雛形や他のアプリの機能を使って書類を作成し、メールに添付して送信できます。見積書、請求書、契約書など、発行するタイミングが決まっている書類があれば、以下のテンプレートを参考にしてください。

他のアプリの管理画面からメールを作成・送信する

Google ChromeのChrome拡張機能を用い、アプリの管理画面から対象データを選択してメールを送信できます。例えば、顧客データベースからお礼の定型メールを送信したり、SFAに注文情報を登録した際に見積書や請求書を作成して送信したりすることが可能です。

Outlookにログインして連絡先を入力したりメッセージ作成したりすることなく、情報を管理するアプリ上で添付書類の作成やメール送信が自動で完了します。送信の漏れや遅れ、誤送信などのリスクを防げるでしょう。

指定したスケジュールでメールを作成・送信する

Yoomのスケジュールトリガーを使えば、毎日や毎週、毎月などの決まったスケジュールで繰り返しメールを送信できます。ルーティンワークのリマインド、スケジュール管理ツールで取得したタスク情報の通知、月度締め請求書の作成・送付など、定期的なメール送信が必要な場合にご利用ください。

受信したメールの情報を他のアプリに同期する

メールが届いた際に、含まれる情報を他のアプリに自動同期できます。これにより、チャットツールでの通知やプロジェクト管理ツールでのタスク登録、データベースへのレコード追加、クラウドサービスへの添付ファイルの保存などが可能になります。作業時間の短縮や情報共有の迅速化、転記ミスの防止などが期待できるでしょう。また、YoomのAIオペレーションの利用やAI機能を備えたアプリとの連携によって、情報の抽出や要約を行えます。

他のアプリに連動して予定を登録・更新する

データベースや他のスケジューラー、SFAなどの登録や更新に伴い、Outlookのイベントを登録・更新できます。Outlook APIを利用することで、自分だけでなく、他の指定ユーザーのイベントの操作も自動化が可能です。プロジェクトチームのリーダーや部署責任者として部下のスケジュールを管理する際にも役立つでしょう。

登録した予定を他のアプリに同期する

Outlookで登録した予定を他のカレンダーツールやデータベースに自動同期して管理できます。業務やプロジェクトによって複数のカレンダーツールを使い分けている場合や、プロジェクトの進捗管理のために予定をデータベースでも確認したい場合に参考にしてください。

Outlook APIの利用をおすすめしたい方

・Outlookを使ってメールの送受信やスケジュールの管理をしている方
・定型メールの送信が手間だと感じている方
・業務の完了報告や受信したメールに関する情報共有を迅速に行いたい方
・Outlookとプロジェクト管理ツールとの連携を検討している方

まとめ

今回は、Outlook APIを利用してできることや他のアプリのAPIとの連携方法、活用事例を紹介しました。メールの自動送信や受信メールのデータ同期、スケジュールの他アプリとの同期など、Outlook APIによって実現可能な業務は多岐にわたります。メール管理やスケジュール管理は、フロントオフィス、バックオフィス問わず重要なため、自分の業務や部署に適した使い方が見つかるでしょう。Yoomを使えば設定は簡単です。こちらから登録し、自動化を進めることで業務効率化を図りましょう。