さらに書類発行のアクションを組み込むことで、あらかじめ作成した雛形や他のアプリの機能を使って書類を作成し、メールに添付して送信できます。見積書、請求書、契約書など、発行するタイミングが決まっている書類があれば、以下のテンプレートを参考にしてください。
Outlook APIを利用するにあたり、ニーズが最も多いのはメールに関する操作でしょう。メールの作成・送信の他、メールやメールフォルダのデータ取得、メールの移動、削除などが可能になります。Outlook APIと業務に使う他のアプリのAPIを連携することで、データベースで登録や更新が行われた際にメールを送信することや、受信したメールの内容をチャットツールに通知したり、プロジェクト管理ツールにタスク登録したりすることができます。
また、Outlook APIを利用したカレンダーに関する操作として、イベントの取得・作成・更新・削除などが可能です。予定表に登録したイベントを他のカレンダーツールやデータベースに同期し、プロジェクトチームの進捗管理に活用するといった使い方ができるでしょう。
今回はYoomというサービスを利用して、ノーコードでOutlook APIを利用していきます。
[Yoomとは]
すでにYoomを利用している方は、ログインしておきましょう。
※Microsoft 365(旧Office 365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択後、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続の候補からOutlookを選択し、連携します。
※検索窓にアプリ名を入力すると、候補を絞り込めます。
※Microsoft 365にログインしていない場合、ログイン画面が表示されます。
以上で連携は完了です。これでOutlookが提供しているAPIをYoomから利用することが可能になりました！
Yoomには多くの「フローボットテンプレート」が用意されており、コピーするだけでフローボットを簡単に利用できます。フローボットの詳細は、以下の動画をご覧ください。
ここからは、実際の利用シーンやおすすめの職種ごとにテンプレートを紹介していきます。
自動化したい、または、興味のあるテンプレートのバナーをクリックすると、それぞれの紹介ページにつながります。
すぐに設定を開始する場合は「試してみる」をクリックしてください。
Outlook APIを利用することで、データベースでの情報登録・更新、プロジェクト管理ツールのタスク登録・更新、ワークフローシステムの申請・承認、電子契約システムの契約締結、Webフォームの回答などの業務で使用するアプリの動きに連動して、自動でメールを作成・送信できます。
自身やチームメンバーなど社内関係者宛てにメールを送信することで、データ登録・更新の見落とし防止を図ったり、後続業務の指示に用いたりすることができます。チャットツールでの通知を加えれば、情報共有の精度向上も狙えるでしょう。また、社外向けのメール設定の例として、顧客への社内審査完了後の取引開始通知、リードへの情報提供などが挙げられます。宛先と文面を自由に設定できるため、業務の目的に応じたカスタマイズを行ってください。
さらに書類発行のアクションを組み込むことで、あらかじめ作成した雛形や他のアプリの機能を使って書類を作成し、メールに添付して送信できます。見積書、請求書、契約書など、発行するタイミングが決まっている書類があれば、以下のテンプレートを参考にしてください。
Google ChromeのChrome拡張機能を用い、アプリの管理画面から対象データを選択してメールを送信できます。例えば、顧客データベースからお礼の定型メールを送信したり、SFAに注文情報を登録した際に見積書や請求書を作成して送信したりすることが可能です。
Outlookにログインして連絡先を入力したりメッセージ作成したりすることなく、情報を管理するアプリ上で添付書類の作成やメール送信が自動で完了します。送信の漏れや遅れ、誤送信などのリスクを防げるでしょう。
Yoomのスケジュールトリガーを使えば、毎日や毎週、毎月などの決まったスケジュールで繰り返しメールを送信できます。ルーティンワークのリマインド、スケジュール管理ツールで取得したタスク情報の通知、月度締め請求書の作成・送付など、定期的なメール送信が必要な場合にご利用ください。
メールが届いた際に、含まれる情報を他のアプリに自動同期できます。これにより、チャットツールでの通知やプロジェクト管理ツールでのタスク登録、データベースへのレコード追加、クラウドサービスへの添付ファイルの保存などが可能になります。作業時間の短縮や情報共有の迅速化、転記ミスの防止などが期待できるでしょう。また、YoomのAIオペレーションの利用やAI機能を備えたアプリとの連携によって、情報の抽出や要約を行えます。
データベースや他のスケジューラー、SFAなどの登録や更新に伴い、Outlookのイベントを登録・更新できます。Outlook APIを利用することで、自分だけでなく、他の指定ユーザーのイベントの操作も自動化が可能です。プロジェクトチームのリーダーや部署責任者として部下のスケジュールを管理する際にも役立つでしょう。
Outlookで登録した予定を他のカレンダーツールやデータベースに自動同期して管理できます。業務やプロジェクトによって複数のカレンダーツールを使い分けている場合や、プロジェクトの進捗管理のために予定をデータベースでも確認したい場合に参考にしてください。
・Outlookを使ってメールの送受信やスケジュールの管理をしている方
・定型メールの送信が手間だと感じている方
・業務の完了報告や受信したメールに関する情報共有を迅速に行いたい方
・Outlookとプロジェクト管理ツールとの連携を検討している方
今回は、Outlook APIを利用してできることや他のアプリのAPIとの連携方法、活用事例を紹介しました。メールの自動送信や受信メールのデータ同期、スケジュールの他アプリとの同期など、Outlook APIによって実現可能な業務は多岐にわたります。メール管理やスケジュール管理は、フロントオフィス、バックオフィス問わず重要なため、自分の業務や部署に適した使い方が見つかるでしょう。Yoomを使えば設定は簡単です。こちらから登録し、自動化を進めることで業務効率化を図りましょう。
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