Outlookで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Chatworkに通知する

■概要

Outlookに届く請求書や注文書などのPDFファイル、その都度手作業で内容を確認し、Chatworkに転記して報告していませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、確認漏れや転記ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたPDFの内容をOCR機能で自動で読み取りChatworkへ通知するため、日々の確認業務を効率化し対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するPDFファイルの内容確認と、Chatworkへの転記に手間を感じている方
• 手作業による情報共有での対応漏れや、通知の遅れといった課題を解消したいと考えている方
• 書類の一次対応を自動化することで、より重要なコア業務に集中したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• OutlookのメールチェックからPDFの内容確認、Chatworkへの通知までの一連の流れが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った内容を指定の宛先に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取り対象のPDFファイルから、請求金額や会社名、日付など特定の項目のみを任意で指定して抽出することが可能です。
• Chatworkへの通知メッセージは、送信先のルームや担当者を自由に設定できます。また、OCR機能で取得した情報をメッセージ内に差し込むといったカスタマイズも可能です。

■注意事項

・Outlook、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。