■概要
日々の業務でOutlookのカレンダーに予定を登録した後、その内容を別途Google スプレッドシートに転記する作業は、手間がかかり、入力漏れやミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートに新しい行として情報が追加されるため、こうした手作業による課題を解消し、業務の正確性と効率性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogle スプレッドシートを連携させ、情報管理を効率化したい方
- カレンダーの予定を手作業でスプレッドシートに転記している業務担当者の方
- スケジュール管理における入力漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーへのイベント登録をトリガーに、Google スプレッドシートへ自動で情報が追加されるため、手作業による転記時間を削減できます。
- 手作業によるデータ入力がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定し、対象のカレンダーとしてOutlookを指定します。
- その後、オペレーションで再度スケジュールトリガー機能を選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」アクションを設定して、トリガーで取得したイベント情報を後続の処理で利用できるようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したイベント情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際には、事前に出力したい項目（例：イベント名、開始日時、終了日時など）のヘッダーを対象のスプレッドシートに作成しておく必要があります。
- Outlookのトリガー設定では、どのカレンダーのイベントを対象にするかを選択してください。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、どのスプレッドシートのどのシートに行を追加するか、またカレンダーのどの情報をスプレッドシートのどの列に対応させるかを指定してください。
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