Outlookで受信したメールを複数の言語に翻訳し、Google スプレッドシートに追加する

■概要

海外の取引先や顧客からのメール対応で、翻訳ツールへのコピー＆ペーストや、内容をスプレッドシートに手入力する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した特定のメール内容をAIが自動で複数言語に翻訳し、Google スプレッドシートへ即座に追加できます。手作業による翻訳や転記の手間をなくし、多言語コミュニケーションを円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外からの問い合わせメールが多く、都度翻訳して内容を管理している方
• Outlookで受信したメール情報をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記している方
• 多言語でのコミュニケーションを効率化し、チームへの情報共有を迅速にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信から翻訳、Google スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業にかかる時間を短縮できます。
• 手動でのコピー＆ペーストや転記作業がなくなるため、翻訳ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール本文を1つ目の言語（例：英語）に翻訳するよう指示します。
4. さらに、もう一度AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、今度は2つ目の言語（例：中国語）に翻訳するよう指示します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、受信メールの情報と翻訳結果を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールの受信フォルダや、特定の差出人、件名に含まれるキーワードといった条件を任意で設定できます。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、翻訳する言語を指定したり、固定の文言を追加したりとプロンプトを自由にカスタマイズ可能です。トリガーで取得したメールの件名や本文を変数としてプロンプトに埋め込むこともできます。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、記録先のスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報（元の本文、翻訳結果など）を記録するかを任意で設定してください。

■注意事項‍

• Outlook、Google スプレッドシーをYoomと連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。