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「取引先にメールを送信する」ことは単純な作業に聞こえますが、それぞれのアプリで情報を確認して、メールを作成して送信するのは工数が多く時間がかかります。
Yoomを活用してSalesforceとSMSLINKを連携することで、Salesforceの取引先責任者情報を取得して、SMSLINKで定型メールを作成し、自動的に送信できるようになります。
作業の自動化で、Salesforceの情報をそのまま反映してSMSLINKでメールを作成するため、情報の誤転記などのミスを減らせる可能性があるでしょう。
本記事では、Salesforceの取引先責任者情報をもとに、SMSLINKで定型メールを自動送信する方法を詳しく解説します。
業務に取り入れることで、業務負担の軽減とメール送信作業の効率化が実現できるのでぜひご覧ください。
では、「Salesforceの取引先責任者情報をもとにSMSLINKで定型メールを送信する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
まず、Chrome拡張機能トリガーを活用して、Salesforceの取引先責任者情報を取得したことをSalesforceのAPIを利用して受け取ります。
その後、SMSLINKの提供するAPIを用いて、Salesforceで取得した取引先責任者情報をもとにSMSLINKで定型メールを作成し、送信することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に導入可能です。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはSalesforceをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からSalesforceを検索してください。
(2)Salesforceのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)Salesforceのログイン画面に移行するので、「ユーザー名」、「パスワード」を入力し［ログイン］をクリックしましょう。
これでSalesforceの接続は完了です。
※Yoomとの連携には、Salesforce側でも一部設定が必要です。Salesforce側での設定手順はこちら
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
(4)次にSMSLINKのアプリ連携を行います。
Salesforceのマイアプリ登録と同様に、SMSLINKを選択します。
(5)連携するSMSLINKの「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)まず、トリガーとなるChrome拡張機能の確認を行います。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Salesforceの取引先責任者情報をもとにSMSLINKで定型メールを送信する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のアクションである、Chrome拡張機能のアイコンの「取引先責任者オブジェクトのレコードから起動」をクリックします。
(3)上記画像の赤い部分「Chrome拡張機能をこちらからインストール」と記載がされています。
Chrome拡張機能トリガーを使用するために、こちらのページを確認しておきましょう。
Chrome拡張機能をインストールしていない方は、こちらからインストールしてください。
(4)Chrome拡張機能の設定が完了後、Salesforceと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(5)次の画面で「マイドメインURL」や「起動ページのURLサンプル」の項目に注釈に沿って、情報を入力していきます。
(6)「起動ページのURLサンプル」にテストを実施するURLを入力の上、テストを実行してください。
テストに成功した後、問題なければ［保存する］をクリックしてください。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
※拡張機能のインストールは、テンプレートの右上からでも行えます。
(1)最後に、2つ目のアクション「SMSを送信」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で、「宛先の電話番号」や「メッセージ内容」などの項目に情報を入力しましょう。
以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
(4)「完了通知メールの送信先」や「配信日時」は、運用に沿って任意に情報を入力しましょう。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもSalesforceとSMSLINKを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
対象レコードをSalesforceの商談オブジェクトから選択し、SMSLINKでSMSを自動的に送信するフローボットです。
SMSLINKにログインしなくても、Salesforceで対象レコードを選択すればSMSを送信できるようになるので、業務の効率化が図れます。
リードの状況変化に応じて自動的にSMSが送信されるため、手作業での送信作業の手間を軽減できる可能性があります。
作業の自動化により、人的ミスのリスク軽減が期待できます。
Salesforceで特定のステータスに変化があった際、SMSLINKで顧客にメッセージを自動送信するフローボットです。
作業が自動化されることで、顧客対応プロセスのスピードアップにつながります。
Salesforceの取引先責任者情報に基づいてSMSLINKでメールを自動送信するので、人的ミスを削減できるかもしれません。
例えば、顧客へのメッセージ送信を行う際、アドレスの入力ミスや送信忘れなどの事象が発生する可能性はゼロではないでしょう。
自動化により、Salesforceのページの操作でSMSLINKでメールを自動送信できるので、このような誤送信のリスクを抑制できる可能性があります。
Salesforceの操作を行うだけでSMSLINKで定型メールを自動送信できるので、従来のメールの送信プロセスを改善できる可能性があります。
例えば、季節ごとのキャンペーン情報を数百人の顧客に送る場合、顧客ごとに個別にメールを送信するのは担当者にとって大きな負担となっているかもしれません。
メールの送信作業の自動化で、入力や送信にかかる担当者の負担を軽減することにもつながるでしょう。
Salesforceの取引先責任者オブジェクトのレコードから起動するので、都度SMSLINKにアクセスしてメールを送信する時間を短縮できる可能性があります。
例として、複数の顧客にお礼メールを送信するシーンでは、迅速な対応が好印象につながることもあるかもしれません。
顧客情報を確認し、メールを作成・送信する作業で発生するタイムラグを減らすことで、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。
今回紹介したSalesforceとSMSLINKの連携を日常業務に取り入れることで、Salesforceの取引先責任者情報をもとに定型メールが自動送信されるため、業務の効率化が図れます。
また、Salesforceのページから操作を行うとSMSLINKでメールを自動送信されるので、作業時間の短縮と業務の負担軽減が期待できます。
手作業を減らすことで、誤入力や送信ミスなどの発生を抑制できるようになるかもしれません。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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