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DocuSignで電子契約を進める際、Smartsheetで管理している案件情報や顧客情報を手動でコピー＆ペーストしていませんか？あるいは、契約が完了した情報をSmartsheetに転記する作業に時間を取られていないでしょうか。
このような手作業によるデータ連携は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因となりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい案件情報が追加されたら、自動でDocuSignの契約書送付準備が整う仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放され、契約プロセスの迅速化と正確性の向上を実現できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、日々の定型業務を効率化し、より付加価値の高いコア業務に集中するための時間を創出しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとDocuSignを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとDocuSignのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間でのデータ入力を自動化できます。
例えば、Smartsheetの行情報を基にDocuSignのエンベロープを自動作成したり、逆にDocuSignでの契約締結情報をSmartsheetに自動で反映させたりすることが可能です。
これにより、データ入力の手間やミスを削減し、業務全体のスピードと正確性を高めます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetで案件管理を行っている場合、新しい案件の行が追加されたタイミングをトリガーとして、<span class="mark-yellow">その行に含まれる顧客情報や契約内容を基にDocuSignのエンベロープを自動で作成</span>できます。
これにより、契約書作成のための手動での情報転記が不要となり、迅速かつ正確に契約プロセスを開始できるため、担当者の負担を軽減します。
この連携も同様に、Smartsheetに新しい行が作成された際に、<span class="mark-yellow">自動的にDocuSignのエンベロープを作成するフローを構築</span>します。
例えば、営業担当者がSmartsheetに新規受注情報を入力するだけで、法務担当者や契約担当者に自動で契約書作成の依頼が飛ぶといったワークフローを実現し、部門間のスムーズな連携と業務効率化を促進します。
それでは、実際にSmartsheetとDocuSignを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、プログラミング不要の業務自動化ツール「Yoom」を使用して、誰でも簡単に設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が作成されたら、DocuSignでエンベロープを作成する」フローを作成していきます。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索窓にSmartsheetと入力し、選択しましょう。
下記の画面でSmartsheetにログインしてください。
次の画面で、「許可」をクリックし、Smartsheetのマイアプリ連携が完了です！
検索窓にDocuSignと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、メールアドレスを入力してログインしてください。
以上で、DocuSignのマイアプリ連携が完了です！
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
ここから「Smartsheetで行が作成されたら、DocuSignでエンベロープを作成する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が合っているか確認します。
アクションはそのままで、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を設定していきます！
テストをする前にSmartsheetに行を追加します。
完了したら、「テスト」を実行しましょう。テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。Smartsheetのシート情報が反映していればOKです！
取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。なお、この取得した値はこの後の設定で活用でき、DocuSignに自動登録可能です！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
最後の設定です！赤枠部分をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が合っているか確認します。
アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
設定を完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
以上で、「Smartsheetで行が作成されたら、DocuSignでエンベロープを作成する」フローの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回はSmartsheetからDocuSignへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDocuSignでのアクションをきっかけにSmartsheetへデータを連携することも可能です。
契約締結後のステータス管理などを自動化したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
DocuSignでエンベロープ（契約書）がすべての署名者によって完了されたタイミングで、<span class="mark-yellow">契約者名、契約日、契約金額などの情報を自動で取得し、Smartsheetの指定のシートに新しい行として追加</span>します。
これにより、契約後の管理台帳への手動更新が不要となり、スムーズに契約状況をチーム全体で共有できます。
特定の重要な契約が締結された際に、そのエンベロープ完了をトリガーとして、<span class="mark-yellow">契約内容に基づいた新しい管理シートをSmartsheet上に自動で作成</span>します。
例えば、大型案件のプロジェクト管理シートや、特定の契約種別ごとのフォローアップシートなどを自動生成することで、契約後の業務プロセスをスムーズに開始できます。
SmartsheetやDocuSignのAPIを活用することで、プロジェクト管理や契約関連業務を効率的に進められます。
Yoomにはこうした業務を自動化できるテンプレートが用意されているので、日々の運用に役立てられます。
Smartsheetを使った自動化により、タスクや進捗の可視化と通知をスムーズに行えます。
例えば、新しい行をトリガーにして社内外へ共有したり、フォーム入力を即時に反映させることで、プロジェクト進行の遅れや情報漏れを防ぐことができます。プロジェクト管理者やチームリーダーに特に有効です。
DocuSignの自動化は、契約締結後の事務処理を効率化します。
契約完了を他システムに連携することで、通知や記録の作業がスムーズに進みます。また、OCR処理やクラウド保存を組み合わせることで、バックオフィス業務全体の負担を軽減できます。法務担当者や営業部門にとって大きな効果があります。
SmartsheetとDocuSignの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた案件管理から契約書作成、さらには契約後のステータス管理に至るまでの一連のデータ転記作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は入力作業から解放され、契約プロセスの遅延を防ぎながら、本来注力すべき顧客対応や戦略的な業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合、どのようにエラーを検知できますか？
A：フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
Q：DocuSignの既存テンプレートは利用できますか？
A：はい、ご利用いただけます。既存のテンプレートはこちらからご確認ください。
Q：Smartsheetの特定の列が更新された時も連携できますか？
A：はい、Smartsheetをトリガーにした場合、特定の列が更新された時だけを条件にして連携することも可能です。Yoomでは「行の更新」をトリガーにして、その中で特定の列の値が変わったかどうかを条件分岐で判定できます。
例えば「ステータス列が未署名から署名済みに変わった時だけDocuSignに通知する」といった設定が可能です。これにより、不要な更新ではフローが動かず、必要なケースだけ自動化できます。
※なお、分岐は有料プランでご利用いただけます。分岐についてはこちらをご確認ください。
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