DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りGmailでメールを送信する

■概要

DocuSignで電子契約が完了した後、契約書の内容を確認し、関係部署へメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、通知漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、DocuSignでの契約完了をトリガーに、契約書をOCRで自動的に読み取り、その内容をGmailで関係者へ通知する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignで締結した契約書の内容確認や通知を手作業で行っている法務・営業担当者の方
• 契約完了後の情報登録といったバックオフィス業務の効率化を目指している管理部門の方
• 契約関連のワークフロー全体を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• DocuSignでの契約完了から関係者への通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた確認やメール作成の時間を短縮できます。
• システムが自動で情報を処理し通知するため、メールの送信漏れや契約内容の転記ミスといった人為的なエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「文書のステータスが更新されたら」を設定し、ステータスが「完了」になった場合を起動条件とします。
3. 続いて、オペレーションでDocuSignの「文書をダウンロードする」アクションを設定し、完了した契約書ファイルを取得します。
4. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした契約書から会社名や契約金額などの情報を抽出します。
5. 最後に、Gmailの「メールを送信する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を本文に含めた通知メールを、指定した宛先に自動で送信します。

■このワークフローのカスタムポイント

• DocuSignのトリガー設定では、特定のテンプレートから作成された文書のみを対象にするなど、自動化を起動する条件を任意で設定してください。
• OCR機能で読み取った会社名や契約日、金額といったテキストデータは、後続のGmailの件名や本文に自由に組み込むことが可能です。
• Gmailで通知する際の宛先（To, Cc, Bcc）や送信者名、メールの署名なども、実際の運用に合わせて柔軟に設定できます。
• OCR機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。有料プランは2週間の無料トライアルで全ての機能をお試しいただけます。