DocuSignで書類が締結したら、Salesforceの関連レコードにファイルをアップロードする

‍■概要

DocuSignで電子契約が締結された後、そのファイルをダウンロードしてSalesforceの該当レコードに手動でアップロードする作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、DocuSignとSalesforceを連携し、契約締結からファイルアップロードまでの一連のプロセスを自動化できます。面倒な手作業から解放され、契約管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとDocuSignを利用し、契約締結後のファイル管理に手間を感じている方
• 手作業によるファイルアップロードでの入力ミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている方
• 契約関連業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したい営業・法務担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• DocuSignで書類が完了すると自動でSalesforceにファイルが保存されるため、手作業の時間を削減できます
• 手動でのファイル添付やレコード選択によるミスがなくなるので、ヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の正確性が向上します

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとSalesforceをYoomと連携します
2. トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」を設定します
3. オペレーションで、完了したエンベロープの書類をダウンロードし、AI機能で書類内のテキストから顧客名などの情報を抽出します
4. 抽出した情報を元に、Salesforceのオペレーションで関連するレコードを検索します
5. 最後に、ダウンロードした書類ファイルをSalesforceにアップロードし、検索したレコードと紐付けます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のオペレーションでは、書類から抽出したい項目（例：会社名、契約番号など）を任意で設定できます
• Salesforceでファイルとレコードを紐付ける際、ファイル名や説明欄などに固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定することが可能です

■注意事項

• DocuSign、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。