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「Zendeskで受けた問い合わせ対応で、オンラインミーティングを設定したい！」
「チケット情報を確認しながら、手動でCalendlyのミーティングを作成するのが面倒…」
日々のカスタマーサポート業務で、ZendeskとCalendlyを併用する中で、このような手作業による課題を感じていませんか？
特に、緊急性の高い問い合わせに対して迅速なミーティング設定が求められる場面では、手作業によるタイムラグや入力ミスが顧客満足度の低下に直結しかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Zendeskでチケットが作成されたら、その情報をもとに自動でCalendlyのミーティングを設定する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさからの解放に繋がるでしょう。
これにより、より丁寧な顧客対応といった、本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能です。ぜひこの記事を参考に、日々の定型業務を効率化していきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ZendeskとCalendlyを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ZendeskとCalendlyのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていた多くの作業を自動化できます。
例えば、Zendeskでチケットが作成されたタイミングで、そのチケット情報をもとにCalendlyのミーティングを自動で作成するといったことが可能になります。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。アカウント登録後、テンプレートを「試してみる」だけですぐにZendeskとCalendlyの連携を体験可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Zendeskで新規チケットが作成されるたびに、手動でCalendlyを開いてミーティングを設定する作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスも発生しがちです。
このテンプレートを使えば、チケットの作成をトリガーに、<span class="mark-yellow">チケット情報（件名や担当者など）を自動で反映したワンオフミーティングをCalendlyに作成できます。</span>スムーズかつ正確なミーティング設定が実現し、顧客対応のスピード向上に繋がるでしょう。
すべてのチケットに対してミーティングを設定するのではなく、「オンラインサポート希望」といった特定のキーワードを含むチケットや、優先度が「高」のチケットのみを対象にしたいケースもあるでしょう。
このテンプレートでは、<span class="mark-yellow">特定の条件に合致したZendeskチケットが作成された場合のみ、Calendlyのワンオフミーティングを自動作成</span>します。
本当にミーティングが必要な問い合わせだけを効率的に抽出し、自動で対応を進めることが可能です。
それでは、さっそく実際にZendeskとCalendlyを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZendeskとCalendlyの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／Calendly
[Yoomとは]
今回はZendeskでチケットが作成されたら、Calendlyでワンオフミーティングを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
手順を開設したナビを用意しているので、確認しながらマイアプリ連携を進めてみましょう。
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Zendeskの「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Zendeskと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
「サブドメイン」には、Zendeskにログインした状態でURLから該当部分を抽出し、ペーストしてください。
ここで一度Zendeskにログインし、テスト用のチケットを新しく作成しておきます。
チケット内容には、後でCalendlyと連携することを踏まえた上で、以下の項目を入力しておきましょう。
Zendeskでチケットが作成されたことをYoomが検知できる状態にすることで、アプリトリガーを動かす条件が整います。
Zendeskでテスト用のチケットを作成できたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字とリクエスト内容がJSON PATHで表記され、共に「取得した値」として、Zendeskに作成したチケットの内容が反映されていれば成功です！
Yoomでは、テストを実行した際に取得できる情報のことを「取得した値」と定義しています。
取得した値を後続オペレーションに活用することにより、フローボットが起動される度に値の内容が変動します。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
YoomのAIオペレーションを使用して、先ほどZendeskで作成されたチケットから、Calendlyと連携するために必要な情報を抽出していきます。
タイトルや変換タイプは任意で設定して「次へ」を押してください。
変換タイプは処理する対象のテキストの文字数に応じて、別のモデルを選ぶこともできます。ただし処理する文字数が大きくなればなるほど、消費するタスクの量が増えるため気をつけましょう。
AIが情報を抽出する「対象のテキスト」を設定します。アプリトリガーで取得した、Zendeskのチケットの詳細内容を設定しましょう。
ここで取得した値を活用することにより、今後新たにZendeskでチケットが作成される度、新しい内容が対象テキストとして反映されていきます。
次に、対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで手入力してください。ここでは以下のように入力しました。
抽出したい項目を設定できたら各項目をどのようなルールで抽出するのか、AIに分かりやすいような指示を入力します。
もしもAIを使用したデータの抽出設定で困ったことがあれば、こちらのページも参考にしてみてください。
今回は例として、以下のような指示内容を入力しています。
指示内容を入力できたら「テスト」ボタンを押してみましょう。
AIが指示通りに情報を抽出していれば、「テスト成功」の文字とリクエスト結果、その下に取得した値として抽出された各項目が表示されています。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしてください。
Zendeskのチケットから、Calendlyに連携させるために必要な情報をAI機能で抽出できたら、いよいよその情報をもとにワンオフミーティングを作成していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Calendlyと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「タイトル」には、ミーティングのタイトルを取得した値から設定してください。
「組織uri」と「ホストuri」は、連携しているCalendlyの「候補」から任意のものを選択してください。
他にも必須となっている3つの項目も、それぞれ取得した値から設定しましょう。
前ステップでAIが抽出した情報を、以下のように設定できますね。
「ロケーションタイプ」は候補から任意のものを選んでください。ここでは例として「Google Conference」を選んでいます。
他にも設定が必要な項目があれば、任意で設定してみてください。必要な設定が終わったら「テスト」ボタンを押してみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）と取得した値が表示されていれば成功です！
ここで実際に、Calendlyにログインしてみましょう。しっかり設定した通りの内容でミーティングの予定が入っていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでZendeskでチケットが作成されたことをきっかけに、チケット内容をAIが自動で抽出し、Calendlyでワンオフミーティングが作成されるようになりました。
今回はZendeskからCalendlyへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にCalendlyからZendeskへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Calendlyで新しいミーティングが予約された際に、その情報を手動でZendeskに転記してチケットを作成する作業は、対応漏れの原因となります。
このテンプレートを利用すれば、<span class="mark-yellow">Calendlyで予定が登録されたタイミングで、参加者情報や予定の詳細をZendeskに自動で連携し、チケットを作成</span>します。
これにより、ミーティングの予定を確実に見込み客や顧客情報と紐付けて管理できるようになるでしょう。
「製品デモ」や「導入相談」など、特定のイベントタイプのミーティングが予約された場合のみZendeskでチケットを作成し、営業担当者に通知したいというニーズもあるでしょう。
このテンプレートは、<span class="mark-yellow">Calendlyで特定の条件に合致する予定が登録された場合のみZendeskのチケットを作成する</span>します。
重要な商談機会を逃すリスクを減らし、迅速なフォローアップ体制を構築します。
ZendeskやCalendlyのAPIを活用することで、顧客対応やスケジュール管理の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Zendeskによる自動化は、チケット管理や顧客対応の効率化に役立ちます。
例えば、チケット作成時に他ツールと連携することで、社内への通知や自動返信など、手作業で行っていた対応をスムーズに進められます。カスタマーサポート業務全般の生産性向上に有効です！
Calendlyを活用した自動化は、予定管理や連絡業務を効率化します。
例えば、予定登録時に他ツールと連携することで、資料送付や記録作成、関係者への通知などをスムーズに実施できます。営業やミーティング調整の担当者に特に有用です！
ZendeskとCalendlyの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたチケット対応に伴うミーティング設定作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速かつ正確に顧客対応を進められるようになります。
本来注力すべき、課題解決や顧客との関係構築といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：作成されたミーティングをメールやチャットで通知したい
ご紹介したフローボットの後続オペレーションとして、他のメールツールやYoomの「メールを送る」オペレーション、またはチャットツールなどを追加・設定することにより、ミーティングデータを自動送信可能です。
上記の赤枠をクリックしましょう。
検索欄に使用したいアプリ名などを入力することで設定可能です。
なお、新たにアプリを使用する場合はマイアプリ連携が必要となります。
Q：AIによる情報抽出がうまくいかない時の対処法は？
Zendeskのチケットを通じてCalendlyでミーティングを自動作成する運用を考えている場合は、あらかじめチケットの書き方についてテンプレートを用意し、チーム内に周知しておくと良いでしょう。
そうすることで、AIが最初にオペレーションを設定した際の指示通りに、情報を抽出しやすくなります。
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうやって検知できますか？
Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、オペレーション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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