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「Zoho CRMに添付されたファイルを一つひとつダウンロードするのが面倒…」
「大量の添付ファイルを手作業で管理しているため、ダウンロード漏れや保存先のミスが心配…」
このように、Zoho CRMに蓄積された添付ファイルの管理に手間と時間を取られ、非効率だと感じていませんか？
もし、Zoho CRMの取引先などに添付されたファイルを一括でダウンロードし、指定のストレージサービスに自動で保存できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されるでしょう。より戦略的な営業活動や顧客管理といったコア業務に集中する貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoho CRMの添付ファイルを一括でダウンロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoho CRMの添付ファイルをDropboxに自動で保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zoho CRMで取引先の添付ファイルを一括ダウンロードして、Dropboxに自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Dropbox
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Zoho CRMに保存されている取引先ごとの添付ファイル、一つひとつ手作業でダウンロードしていませんか。
ファイル数が多くなると時間がかかるだけでなく、ダウンロード漏れなどのミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、フォームでの申請や報告をもとに、Zoho CRMに添付されたファイルを自動で一括ダウンロードし、指定のDropboxフォルダに保存することが可能です。
ファイル管理にかかる手間を削減し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMに添付された契約書などのファイルを定期的にダウンロードしている方
・取引先の添付ファイルをまとめてバックアップ、または共有したいと考えている方
・手作業によるファイルのダウンロードとアップロード作業の非効率を解消したい方
■注意事項
・Zoho CRM、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
※事前準備
今回のフローで使用したいZoho CRMの取引先にファイルをアップロードしておきましょう。今回は例として、株式会社1118という取引先に「テスト.pdf」というファイルをアップロードしました！
ステップ1：Zoho CRMとDropboxをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Zoho CRMのマイアプリ連携
2．Dropboxのマイアプリ連携
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Zoho CRMに保存されている取引先ごとの添付ファイル、一つひとつ手作業でダウンロードしていませんか。
ファイル数が多くなると時間がかかるだけでなく、ダウンロード漏れなどのミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、フォームでの申請や報告をもとに、Zoho CRMに添付されたファイルを自動で一括ダウンロードし、指定のDropboxフォルダに保存することが可能です。
ファイル管理にかかる手間を削減し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMに添付された契約書などのファイルを定期的にダウンロードしている方
・取引先の添付ファイルをまとめてバックアップ、または共有したいと考えている方
・手作業によるファイルのダウンロードとアップロード作業の非効率を解消したい方
■注意事項
・Zoho CRM、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：フォームトリガー設定
「フォーム」を選択します。
既にフォームが作成されているので、今回は例としてデフォルトで作成されているフォームを使用しています！
必要に応じてカスタマイズしてくださいね。
作成したフォームは「プレビューページ」で確認可能です。
確認できたら元のページに戻って、「完了ページの設定」を行いましょう。
設定できたら次に進みます。
完了ページは「完了ページ」から確認可能です。
「取得した値」にサンプルとして手動で回答を入力します。
事前準備でファイルをアップロードした「取引先名」を入力しましょう。
ここでの回答を後続のオペレーションで使用します。
回答できたら「完了」を選択してくださいね。
ステップ4：Zoho CRMで取引先を検索する
「取引先を検索」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Zohoと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「値」に「取得した値」の「取引先名」を設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
「Zohoドメイン」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ5：Zoho CRMで取引先の添付ファイル情報を取得
「取引先の添付ファイル情報を取得」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Zohoと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「取引先ID」に「取得した値」の「取引先IDの一覧」を設定しましょう。
「Zohoドメイン」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
ステップ6：繰り返し対象の設定
【注意】
「コマンドオペレーション」を選択します。
前のステップでは、複数のレコードを取得する場合があります。
取得したレコードを1件ずつ処理するために、「同じ処理を繰り返す」設定を行います。
「繰り返し対象の取得した値」はデフォルトで設定されています。
以下の画像のように設定されているか確認して「完了」を選択しましょう。
ステップ7：Zoho CRMで取引先の添付ファイルをダウンロード
【注意】
「取引先の添付ファイルをダウンロード」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Zohoと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください
「Zohoドメイン」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「取引先ID」に「取得した値」の「取引先IDの一覧」を設定しましょう。
「ファイルID」に「取得した値」の「ファイルIDの一覧のループ変数」を設定しましょう。
テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。
「完了」を選択しましょう。
ステップ8：Dropboxでファイルをアップロードする
「ファイルをアップロード」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Dropboxと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください
「ファイル名」に「取得した値」の「ファイル名の一覧のループ変数」を設定しましょう。
「モード」をカラムから選択します。
「ファイルの添付方法」と「ダウンロードファイル」が以下のように設定されているか確認しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
Dropboxにファイルがアップロードされました！
ステップ9：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Yoomでは、Zoho CRMを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Zoho CRMに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
NotionやAsana、OCR機能を通じてZoho CRMへ取引先や連絡先、商談を自動で作成するテンプレート集です。
Zoho CRMに集約した情報は、HubSpotやkintone、SharePointへシームレスに連携し、商談成立時にはDocuSignで契約書作成まで自動化します。リード獲得から契約、データ共有までの一連の営業プロセスを自動化し、営業担当者の生産性を劇的に向上させます。
まとめ
Zoho CRMとストレージサービスの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードや管理の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、重要な契約書や資料などを安全かつ効率的に一元管理でき、必要な時にいつでも迅速にファイルへアクセスできる体制が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Dropbox以外のストレージサービスにも保存できますか？
A：
はい、可能です！例えば、Google Driveにファイルをアップロードしたい場合は、以下のように設定することで実現できます。
Dropboxの「ファイルをアップロードオペレーション」を削除します。
Zoho CRMの「取引先の添付ファイルをダウンロード」オペレーション直下にある「+」をクリックします。
Google Driveを検索して「ファイルをアップロード」を選択しましょう。
Q：保存先のフォルダを自動で作成・整理できますか？
A：
はい、可能です！例えば、Dropboxに取引先名のフォルダを作成して格納したい場合は、以下のように設定することで実現できます。
「フォーム」直下にある「+」をクリックします。
Dropboxを検索して「フォルダを作成」を選択しましょう。
「フォルダのパス」を「/{{取引先名}}」に設定してくださいね。
テストを行うとDropboxにフォルダが作成されます。
Dropboxの「ファイルをアップロード」オペレーションで「フォルダのパス」を「/{{フォルダ名}}」に設定しましょう。
テストを行うと、Dropboxにファイルがアップロードされます。
Q：エラーが発生した場合、どのように検知・対処できますか？
A：
はい、可能です！フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知には、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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