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「Zoho CRMに添付されたファイルを一つひとつダウンロードするのが面倒…」
「大量の添付ファイルを手作業で管理しているため、ダウンロード漏れや保存先のミスが心配…」
このように、Zoho CRMに蓄積された添付ファイルの管理に手間と時間を取られ、非効率だと感じていませんか？
もし、Zoho CRMの取引先などに添付されたファイルを一括でダウンロードし、指定のストレージサービスに自動で保存できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されるでしょう。より戦略的な営業活動や顧客管理といったコア業務に集中する貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoho CRMの添付ファイルを一括でダウンロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Zoho CRMに保存されている取引先ごとの添付ファイル、一つひとつ手作業でダウンロードしていませんか？
ファイル数が多くなると時間がかかるだけでなく、ダウンロード漏れなどのミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、フォームでの申請や報告をもとに、Zoho CRMに添付されたファイルを自動で一括ダウンロードし、指定のDropboxフォルダに保存することが可能です。ファイル管理にかかる手間を削減し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Zoho CRMの添付ファイルをDropboxに自動で保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zoho CRMで取引先の添付ファイルを一括ダウンロードして、Dropboxに自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Dropbox
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 Zoho CRMに保存されている取引先ごとの添付ファイル、一つひとつ手作業でダウンロードしていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ファイル数が多くなると時間がかかるだけでなく、ダウンロード漏れなどのミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、フォームでの申請や報告をもとに、Zoho CRMに添付されたファイルを自動で一括ダウンロードし、指定のDropboxフォルダに保存することが可能です。ファイル管理にかかる手間を削減し、業務の正確性を高めます。
※事前準備
今回のフローで使用したいZoho CRMの取引先にファイルをアップロードしておきましょう。今回は例として、株式会社1118という取引先に「テスト.pdf」というファイルをアップロードしました！
ステップ1：Zoho CRMとDropboxをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Zoho CRMのマイアプリ連携
2．Dropboxのマイアプリ連携
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要 Zoho CRMに保存されている取引先ごとの添付ファイル、一つひとつ手作業でダウンロードしていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ファイル数が多くなると時間がかかるだけでなく、ダウンロード漏れなどのミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、フォームでの申請や報告をもとに、Zoho CRMに添付されたファイルを自動で一括ダウンロードし、指定のDropboxフォルダに保存することが可能です。ファイル管理にかかる手間を削減し、業務の正確性を高めます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：フォームトリガー設定
「フォーム」を選択します。
既にフォームが作成されているので、今回は例としてデフォルトで作成されているフォームを使用しています！
必要に応じてカスタマイズしてくださいね。
作成したフォームは「プレビューページ」で確認可能です。
確認できたら元のページに戻って、「完了ページの設定」を行いましょう。
設定できたら次に進みます。
完了ページは「完了ページ」から確認可能です。
「取得した値」にサンプルとして手動で回答を入力します。
事前準備でファイルをアップロードした「取引先名」を入力しましょう。
ここでの回答を後続のオペレーションで使用します。
回答できたら「完了」を選択してくださいね。
ステップ4：Zoho CRMで取引先を検索する
「取引先を検索」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Zohoと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「値」に「取得した値」の「取引先名」を設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
「Zohoドメイン」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ5：Zoho CRMで取引先の添付ファイル情報を取得
「取引先の添付ファイル情報を取得」を選択します。
