Asanaの特定プロジェクトに新しいタスクが追加されたら、Zoho CRMで商談を作成する

■概要

Asanaでのタスク管理とZoho CRMでの顧客管理をそれぞれ行い、情報の二重入力に手間を感じていませんか？手作業による情報の転記は時間的なコストがかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、AsanaとZoho CRMの連携が自動化され、Asanaの特定プロジェクトに新しいタスクが追加されると、その情報をもとにZoho CRMへ自動で商談が作成されるため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとZoho CRMを併用しており、タスク情報の手動での転記作業に手間を感じている方
• Asanaで管理している案件や問い合わせを、Zoho CRMの商談としてスムーズに連携させたい方
• Zoho CRMとAsanaの効果的な連携を通じて、営業プロセスの自動化を推進したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクが追加されると自動でZoho CRMに商談が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を削減できます。
• 手作業での情報転記がなくなることで、商談名や取引先情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとZoho CRMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでAsanaのタスク内容から取引先名などの情報を抽出します。
4. その後、オペレーションでZoho CRMを選択し、「取引先を検索」アクションで抽出した取引先情報をもとに既存のデータを検索します。
5. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「商談を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい商談を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、連携の対象としたいプロジェクトを任意で設定してください。
• AI機能によるデータ抽出では、Asanaのタスクの件名や説明文から、取引先名や商談名など、Zoho CRMに登録したい情報を任意で指定して抽出できます。
• Zoho CRMへの商談作成では、抽出した情報だけでなく、フェーズや確度などの項目に固定値を設定するなど、自社の運用に合わせた設定が可能です。

■注意事項

• Asana、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。