■概要
Zoho CRMで管理している商談情報と、Google Driveに保存した見積書や提案資料などのファイルを、手作業で紐付けていませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの更新漏れやリンクの貼り間違いといったミスにも繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルをアップロードするだけで、関連するZoho CRMの商談情報にファイルリンクが自動で追加されるため、こうした連携の手間を解消し、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとGoogle Driveを活用し、ファイルの手動連携に手間を感じている営業担当者の方
- 商談に関連するファイルの管理を効率化し、更新漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
- ファイル管理業務の自動化を通じて、営業チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveへのファイルアップロードをきっかけにZoho CRMへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた紐付け作業の時間を削減できます
- 手動でのデータ転記やコピー＆ペーストが不要になることで、リンクの貼り間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとZoho CRMをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションの分岐機能で、ファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、ファイル名から商談の検索に必要な情報を抽出します
- 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「商談情報を検索」アクションで、抽出した情報をもとに該当の商談を検索します
- 最後に、Zoho CRMの「商談の情報を更新」アクションを設定し、検索した商談にファイルのリンクなどを追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、フォルダが作成された際には後続の処理へ進まないように設定できるほか、ファイル名に特定の文言（例：「見積書」）が含まれる場合のみ処理を進める、といった条件分岐も可能です
- AIによるデータ抽出では、ファイル名に含まれる顧客名や案件名など、Zoho CRMでの商談検索に利用したい任意の情報を抽出するように設定できます
- Zoho CRMのオペレーション設定では、AIが抽出した情報や固定の文言などを組み合わせて商談を検索できます。また、商談情報を更新する際には、ファイルの名称やURLといった前段のオペレーションで取得した値を、任意の項目に変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Google Drive、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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