Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、Gmailでメールを送信する
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、Gmailでメールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
Notionで案件管理をしているものの、見積書の作成はGoogle スプレッドシートで行い、作成後はGmailで手動送付するなど、業務が分断され非効率に感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報をトリガーに、Google スプレッドシートで見積書を自動で作成し、Gmailで送信までの一連の流れを自動化できます。転記作業や手動でのメール送信の手間を省き、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、見積書作成を手作業で行っている方
- 見積書の作成から顧客へのメール送信までの一連のタスクを効率化したいと考えている方
- 手作業による見積書の宛先や金額の入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報をもとに、Google スプレッドシートでの書類作成からメール送信までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、見積書の金額や宛名の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」するよう設定します。
- オペレーションでは、トリガーで選択したページの情報を取得するために、Notionの「レコードを取得する」アクションを設定します。
- 次に、取得した情報をもとにGoogle スプレッドシートで見積書を発行するため、「書類を発行する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を添付して顧客に自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionでレコードを取得する際に、対象のデータベースや検索条件などを任意で設定してください。
- 書類発行機能では、テンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートの雛形を任意で設定でき、Notionから取得した情報をどのセルに反映させるかを指定できます。
- Gmailの設定では、宛先や件名、本文を自由に設定することが可能です。Notionから取得した顧客名や会社名などの情報を変数として件名や本文に差し込むこともできます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
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特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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