■概要
展示会や商談で受け取った名刺の管理に、手間を感じていませんか。手作業での顧客情報入力や、お礼メールの送信は時間がかかり、入力ミスや送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームから名刺画像を送信するだけで、OCRが情報を自動で読み取り、Salesforceへ取引先責任者として登録後、Outlookからお礼メールを送信するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 受け取った名刺情報の入力と管理に、多くの時間を費やしている営業担当者の方
- SalesforceとOutlookを日常的に利用し、手作業での連携に課題を感じている方
- 名刺交換後のお礼メールの送信忘れを防ぎ、迅速な顧客対応を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺の読み取りからSalesforceへの登録、お礼メール送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記やメール作成が不要になるため、入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、このフォームで名刺画像ファイルを受け取ります。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「名刺を読み取る」を選択し、トリガーで受け取った名刺画像から情報を抽出します。
- 続いて、Salesforceの「取引先責任者として登録」アクションを設定し、OCRで読み取った会社名や氏名などを各項目に割り当てます。
- さらに、Salesforceの関連アクションを使い、登録した取引先責任者レコードに元の名刺画像をファイルとして添付します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を選択し、登録した連絡先へお礼メールを自動で送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、名刺画像をアップロードする項目以外にも、担当者名など任意の項目を追加・編集できます。
- OCR機能では、名刺から読み取る項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定し、必要な情報のみを抽出できます。
- Salesforceへのレコード登録時には、OCRで読み取った情報やフォームで入力された値をどの項目に割り当てるか自由にカスタマイズが可能です。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は、固定のテキストだけでなく、読み取った会社名や氏名などを差し込んでパーソナライズできます。
■注意事項
- Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- SalesforceおよびAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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