■概要
Googleフォームで受け取った領収書の処理において、手作業でのデータ入力や関係者への通知に手間を感じていないでしょうか。
複数のアプリを操作する転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや通知漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付された領収書をOCRで自動的に読み取り、kintoneへデータを追加した後、Outlookで関係者に通知するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った領収書のデータを手作業でkintoneへ入力している方
- OCRを活用したデータ入力の自動化や経費精算業務の効率化を検討している経理担当者の方
- kintoneへのデータ登録後、手動でOutlookから関係者へ通知を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からデータ登録、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた領収書処理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れ、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、kintone、Outlook、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された領収書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- その後、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータをkintoneの指定アプリに登録します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者へ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveからファイルをダウンロードするアクションで、トリガーで取得したフォーム回答情報の中から、対象となるファイルのIDを指定してください。
- OCR機能のアクションで、領収書から読み取りたい項目（日付、金額、支払先など）を任意で設定してください。
- kintoneへレコードを追加するアクションで、連携先のアプリや、OCRで読み取ったどの値をどのフィールドに登録するかを任意で設定してください。
- Outlookでメールを送信するアクションで、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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