Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Chatworkに通知する

■概要

Gmailに届く請求書や見積書といった添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存し、関係者にChatworkで通知する作業に手間を感じていないでしょうか。
手作業では保存漏れや通知忘れといったミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付ファイルの保存から通知までを自動化でき、こうした日々の定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取る添付ファイルの手動保存や管理に手間を感じている方
• Google Driveでのファイル管理とChatworkでの情報共有を効率化したい方
• 定型的なファイル処理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの確認からファイル保存、通知までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの保存漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Google Drive、ChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
5. 最後に、Chatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、ファイルがアップロードされた旨を指定のルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、「請求書」や特定の取引先名など、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
• 分岐機能では、添付ファイルの有無だけでなく、送信元のメールアドレスなど、トリガーで取得した情報をもとに処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
• Chatworkへの通知は、通知先のルームを自由に設定できるほか、本文にファイル名や受信日時といった変数を含めることも可能です。

■注意事項

• Gmail、Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
  フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。