Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Chatworkに通知する
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Chatworkに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Chatwork
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Gmailに届く請求書などの重要な添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存し、チームに共有していませんか。この一連の作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存忘れや共有漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードし、Chatworkへの通知までを一気通貫で実行できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した添付ファイルの管理を手作業で行っている方
- Google DriveとChatworkを連携させ、チームへの情報共有を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、関係者への通知漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からGoogle Driveへの保存、Chatworkへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 人の手による作業をなくすことで、ファイルの保存忘れや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ルームにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが保存された旨を指定のルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、キーワードに加えて特定のラベルが付いたメールのみを対象にするなど、条件を任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無だけでなく、送信元のメールアドレスや件名に含まれるテキストなど、様々な条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
- Chatworkへの通知では、送信先のルームやメッセージ内容を任意で設定可能です。メッセージ本文にファイル名や受信日時などの情報を含めることもできます。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
新しいメッセージがルームに投稿されたら
自身へのメンション（Webhook起動）
新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）
メッセージが更新されたら（Webhook起動）
ファイル付きの新しいメッセージがルームに投稿されたら
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットオペレーション
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