Gmailの添付ファイルをChatGPTで分類し、Goole Driveのフォルダに格納する

■概要

日々の業務でGmailに届く請求書や見積書などの添付ファイルを、一つひとつ確認してフォルダに格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの添付ファイルをChatGPTが自動で内容を判別し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを自動化できます。手作業による分類の手間や格納ミスといった課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、手作業でフォルダ分けしている方
• ChatGPTを活用して、日々の繰り返し業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるファイルの格納ミスや、確認漏れといった課題を抱えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をきっかけに、ファイルの分類から格納までを自動実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
• 人の判断を介さず、ChatGPTが内容を分類し自動で格納するため、格納先のフォルダ間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、ChatGPT、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分岐させます。
4. オペレーションでOCR機能を設定し、添付されたPDFファイルなどからテキスト情報を抽出します。
5. オペレーションでChatGPTを設定し、抽出したテキスト情報をもとにファイルの種類を分類させます。
6. オペレーションで進行先切り替え機能を設定し、ChatGPTの分類結果に応じて格納先の処理を切り替えます。
7. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、指定のフォルダにファイルを格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールのキーワード（例：「請求書在中」）や、フローの起動間隔を任意で設定してください。
• 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報などを利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件をカスタマイズできます。
• OCR機能では、テキストを抽出したいファイルを指定し、どの項目を抽出するかを任意で設定してください。
• ChatGPTでは、抽出したテキストをどのように分類・要約させるかなど、指示（プロンプト）内容を自由に設定できます。
• 進行先切り替え機能では、ChatGPTの回答結果をもとに、後続のオペレーションを切り替える条件を任意で設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードする設定では、格納先のフォルダIDやファイル名などを任意で指定できます。

■注意事項

• Gmail、ChatGPT、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• 「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。