Gmailで受信した問い合わせの連絡先をSansanに自動登録する

■概要

Webサイトからの問い合わせなど、Gmailで受け取った連絡先情報を手作業でSansanに登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスで顧客情報を誤って登録してしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際にAIが自動で連絡先情報を抽出してSansanへ登録するため、こうした課題を円滑に解決できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した問い合わせ内容を、手作業でSansanに転記している方
• 入力情報の転記ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• 問い合わせ対応の初動を迅速化し、顧客管理業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 問い合わせメールの受信を起点にSansanへの登録が自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、氏名や連絡先の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSansanをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、前段で抽出した情報を基に連絡先を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文などの情報から、氏名、会社名、電話番号といった任意の項目を自由に設定して抽出できます。
• Sansanへの登録内容の設定では、固定の値を入力するだけでなく、トリガーや前段のAI機能で取得した情報を変数として利用し、動的にデータを登録できます。

■注意事項

• Gmail、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
• Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください