Googleフォームの内容からMicrosoft Excelで契約書を発行してGmailで送付する

■概要

Googleフォームで受け付けた情報をもとに、一件ずつ手作業で契約書を作成し、メールで送付する作業に手間を感じていませんか。このような定型業務は、情報の転記ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、Microsoft Excelでの契約書発行からGmailでの送付までの一連の流れを自動化し、これらの課題の解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームの内容をMicrosoft Excelに転記して契約書を作成している方
• 手作業による契約書の発行やメール送付において、ミスや対応漏れを防ぎたい方
• 日々の定型業務を自動化することで、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答から契約書発行、メール送付までを自動化することで、手作業に費やしていた時間を短縮します。
• システムが自動で処理するため、手作業による情報の転記ミスや書類の添付間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでYoomの「書類を発行」機能を選択し、Microsoft Excelで書類を発行するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択して「メールを送る」アクションを設定し、発行した契約書を添付して送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
• 書類を発行するオペレーションでは、Microsoft Excelで作成した任意の雛形を設定し、フォームの回答内容を変数として差し込む箇所などを設定できます。
• Gmailでメールを送る設定では、宛先や件名、本文を自由に設定可能です。フォームの回答内容や発行した書類を変数として利用することもできます。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
• Microsoft Excelの雛形書類の連携については、下記の「各項目について」をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081