■概要
契約書の発行業務において、OneDriveにアップロードした書類の情報を手作業でMicrosoft Excelに転記し、完成後にSlackで共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、OneDriveへのファイルアップロードを起点に、OCRによる情報抽出からMicrosoft Excelでの契約書発行、Slackへの通知までの一連のプロセスを自動化し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとMicrosoft Excelを用いて契約書作成を行っている営業担当者や法務担当者の方
- 書類作成からSlackでの共有までのプロセスに時間がかかり、非効率だと感じている方
- 手作業による転記ミスをなくし、契約書発行業務の品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードだけで契約書の発行から通知までが完結し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動読み取りとデータ入力を実行するため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDrive、Microsoft Excel、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- その後、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Microsoft Excelで書類を発行する」アクションで、抽出した情報を基に契約書を自動作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成された契約書を指定のチャンネルへ自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、契約書発行の起点としたい任意のフォルダを指定することが可能です。
- OCR機能では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目（会社名、金額など）をカスタマイズできます。
- 書類を発行機能では、お使いのMicrosoft Excelの雛形を設定し、固定値や前段階で取得した情報を変数として任意の箇所に埋め込むことが可能です。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメンション先を自由に設定でき、本文も固定テキストだけでなく、前工程で取得した情報を変数として組み込めます。
■注意事項
- Microsoft Excel、OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
