Boxにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Gmailで通知する

■概要

Boxにアップロードされる請求書や申込書、これらの内容確認と関係者への通知を手作業で行っていませんか。都度の確認は手間がかかり、ファイルの見落としや通知漏れによって業務に支障をきたすこともあります。このワークフローは、BoxにファイルがアップロードされるとOCR機能が自動でファイル内容を読み取り、その結果をGmailで指定のアドレスに通知するため、こうした確認・通知業務を効率化し、対応の迅速化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存された請求書や契約書の内容確認と通知を手作業で行っている方
• ファイルの確認漏れや通知ミスといったヒューマンエラーを防止したいと考えている方
• OCR機能を活用し、紙やPDF書類のデータ化や内容確認を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、内容の読み取りから通知までを自動化し、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を削減します。
• システムが自動で処理を行うため、ファイルの見落としや通知漏れ、内容の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を本文に含めて通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます。
• メールの件名や本文には、OCR機能で取得した情報を変数として埋め込めるため、より具体的な内容の通知が可能です。
• メール本文に固定の挨拶文や署名などを自由に追加できるので、自社の運用に合わせたフォーマットで通知を送信できます。

■注意事項

• Box、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。