Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、DeepSeekで要約後、Gmailでメールを送信する

■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や議事録などを都度確認し、内容を要約して共有する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用することで、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能で文字を読み取り、DeepSeekが自動で要約を生成し、その結果をGmailで関係者に送信するまでの一連の流れを自動化し、手作業による確認や共有の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで大量の書類を管理し、内容の確認と共有に手間を感じている方
• DeepSeekなどの生成AIを活用して、報告書や議事録の要約業務を効率化したい方
• Google DriveやGmailなどを利用した定型業務を自動化し、作業時間を短縮したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロードから要約、メール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報確認や転記の時間を削減することができます。
• 手作業による内容の見落としや、メール作成時の宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確な共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、DeepSeek、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 次に、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を要約します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成された要約を記載したメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、読み取るファイルの中から特定の箇所だけを抽出するなど、抽出範囲を任意で設定することが可能です。
• DeepSeekでの要約時には、OCR機能で抽出したテキスト全体やその一部など、要約の元となる文章を任意で指定できます。
• Gmailのメール送信設定では、宛先を自由に設定できるほか、件名や本文にDeepSeekが生成した要約内容などの変数を埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Google Drive、Gmail、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。