Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Discordの招待URLを発行し、ウェルカムメールを送付する

■概要

新しいメンバーのオンボーディングでは、利用するツールへの招待や案内を手作業で行っていませんか。特に複数のツールを使っている場合、招待漏れや案内忘れといったミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーを登録するだけでDiscordへの招待URL発行とウェルカムメールの送信までを自動で実行し、煩雑な手作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 新メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したい人事・総務担当者の方
• Google WorkspaceとDiscordを連携させ、手動での招待業務をなくしたい方
• 定型的なアカウント発行や案内業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、招待URLの発行からメール送信までが自動化され、作業時間を短縮できます。
• 手作業による招待チャンネルの間違いや、ウェルカムメールの送信漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務品質を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspace、Discord、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザー情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでDiscordの「チャンネルの招待URLを作成」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した招待URLを本文に含めたウェルカムメールを対象ユーザーに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordの招待URL作成では、招待するチャンネルを任意で選択できるほか、招待リンクの有効期限や最大使用回数なども自由に設定可能です。
• Gmailでのメール送信では、送信先を自由に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したユーザー名や招待URLなどを変数として埋め込むことができ、パーソナライズされたメールを自動で作成できます。

■注意事項‍

• Google Workspace、Discord、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。