■概要

Webサイトからのお問い合わせはビジネスチャンスに繋がる一方、一件ずつ内容を確認し、要点をまとめて担当者に共有する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Yoomのお問い合わせフォームが送信されると、AIのDeepSeekが自動で内容を分析・要約し、その結果をOutlookで担当者に通知するため、スピーディーかつ適確な初期対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webサイトからのお問い合わせ対応を手作業で確認・通知しているご担当者の方
• AIを活用してお問い合わせ内容の分析や要約を自動化し、一次対応を効率化したい方
• Outlookを利用しており、お問い合わせ対応の初動を迅速化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から内容分析、担当者への通知までを自動化できるため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。
• AIが問い合わせ内容を客観的に分析・要約するため、担当者による確認漏れや解釈のばらつきを防ぎ、対応品質の均一化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとDeepSeekをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてYoomのフォーム機能を設定し、「お問い合わせフォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでDeepSeekを選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームで受け取った内容を分析・要約するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、DeepSeekが生成した分析結果を含むメールを担当者へ送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomで設定するお問い合わせフォームは、テキスト入力欄やラジオボタン、チェックボックスといった項目を自由に設計することが可能です。
• 自社のサービスや取得したい情報に合わせて、質問項目や選択肢を柔軟にカスタマイズしてください。

■注意事項

• ‍‍Outlook、DeepSeekのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。