フォームで送信されたファイルを読み取りDeepSeekで機密性を分類してGmailで通知する

■概要

フォームで受け取った契約書や申込書などのファイルを目視で確認する作業は、時間がかかるうえに見落としのリスクも伴います。
このワークフローでは、フォームに添付されたファイルをOCR機能で読み取り、その内容をDeepSeekが分析して機密性を分類、結果をGmailで通知する一連の流れを自動化します。
手作業による確認業務の負担を減らし、より迅速で正確な対応を実現できるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由で受け取るファイルの機密性チェックを手作業で行っている総務・法務担当者の方
• AIを活用して文書のレビュー業務を効率化し、セキュリティ体制を強化したいと考えている方
• 手作業による確認業務に時間を取られ、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から内容分析、担当者への通知までを自動化し、文書確認にかかる時間を短縮します。
• AIによる客観的な判断基準でチェックを行うため、目視による確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DeepSeekとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーで、Yoomのフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、フォームに添付されたファイルを指定します。
4. オペレーションで、DeepSeekの「テキストを生成」を選択し、OCRで抽出したテキストの機密性を分類するよう指示します。
5. 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」を選択し、DeepSeekの分類結果を記載したメールを送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、添付ファイルのどの項目を読み取るかを任意で設定できます。
• DeepSeekで生成するテキストのコンテンツ（プロンプト）は、OCRの結果を元に任意で設定できます。
• Gmailへの通知は、宛先や件名、本文などを任意で設定でき、取得した変数を埋め込むこともできます。

■注意事項

• DeepSeek、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。