Jotformの回答内容をもとに、Microsoft Excelから情報を取得してOutlookでメールを送信する

■概要

Jotformで集めたアンケートや申し込みフォームの回答を確認し、Microsoft Excelの顧客リストと照合して、Outlookで個別メールを送信する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容をもとにMicrosoft Excelから関連情報を自動で取得し、Outlookでメールを送信するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで集めた回答をもとに、手作業でメールを送付している担当者の方
• Microsoft ExcelとOutlookを連携させ、顧客対応を効率化したいと考えている方
• フォームからの問い合わせ対応の速度を上げ、顧客満足度を向上させたいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた情報照合やメール作成にかかる時間を短縮できます。
• 手動での情報転記やコピペ作業がなくなるため、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、対応品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、フォームの回答内容をキーにして関連情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとにメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定できます。フォームの回答から取得したアドレスや、Microsoft Excelから取得した担当者のアドレスなどを指定可能です。
• メールの本文や件名は、固定のテキストを設定できるだけでなく、Jotformの回答内容やMicrosoft Excelから取得した情報などを変数として埋め込むことで、個別の内容を含むメールを自動で作成できます。

■注意事項‍

• Jotform、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581