Outlookで受信したメールをもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
Outlookで受信したメールをもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Gmail
と
Googleドキュメント
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信した特定のメールを確認し、その内容をもとに複数の書類を手作業で作成、PDF化してGmailで送信する、といった定型業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を抽出し、GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートの雛形から複数の書類を自動で作成します。作成された書類は自動でGmailから送信されるため、一連の対応をスムーズに自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookのメールをもとに、手作業での書類作成やGmailでの送信に手間を感じている方
- 定期的に発生する書類作成業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートを雛形とした書類発行を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信から書類作成、Gmailでの送信までの一連の流れが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- メール内容の転記や宛先設定などの手作業がなくなるため、入力ミスや送信間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から書類作成に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに書類を作成します。
- 続けて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを必要数設定し、同様に他の書類も作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDF書類を添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の件名や送信者、フォルダを指定することで、自動化の対象となるメールを絞り込むことが可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から会社名や担当者名など、書類作成に利用したい項目を任意で設定して抽出できます。
- GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートで書類を発行する際には、利用する雛形テンプレートや、発行後のファイル名などを任意で設定できます。
- Gmailでメールを送信する際、宛先や件名、本文を自由に設定でき、本文には抽出した会社名などの情報を差し込んで動的に作成することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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