■概要
取引先からGmailで受け取る請求書などの添付ファイルを都度ダウンロードしてGoogle Driveに保存し、関係者にOutlookで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailを受信するだけで、Google Driveへの自動アップロードとOutlookでの関係者への通知までを自動化でき、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じている方
- Google Driveへのファイル保存や関係者への共有連絡を頻繁に行う方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、Outlookでの通知忘れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmail受信からファイル保存、通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、Outlookでの関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、OutlookをYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、分岐機能を選択し、メールに添付ファイルがある場合にのみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、Gmailの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、ファイルがアップロードされた旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、どのような条件で処理を分岐させるかを任意に設定・追加することが可能です。
- Outlookでの通知は、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。また、本文には固定のテキストだけでなく、受信したGmailの件名といった前段のステップで取得した値を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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