■概要
Salesforceで管理している商談が失注した際、関連するタスクリストなどをGoogle スプレッドシートで別途管理していると、手動での情報削除に手間がかかることはないでしょうか？
この手作業は対応漏れやミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズが更新されたタイミングで、自動でGoogle スプレッドシートの関連情報を削除するため、データ管理を効率化し、常に最新の状態を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの商談とGoogle スプレッドシートのデータを手作業で更新している方
- 失注案件の情報をスプレッドシートから削除する作業に手間を感じている営業担当者の方
- 営業部門のデータ管理を自動化し、常に最新の状態に保ちたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談フェーズ更新をトリガーに、手作業で行っていたGoogle スプレッドシートの行削除が自動化され、作業時間を短縮できます。
- 手動での削除作業が不要になるため、削除漏れや誤った情報を消してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの整合性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Salesforceの商談フェーズが特定のステータスになった場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを削除する」アクションを設定し、条件に合致した商談に関連する行を削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLを任意で設定してください。
- 分岐機能では、フローボットを起動させたい商談フェーズ（例：「受注」など）を条件として任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを削除するアクションでは、どの情報をキーにして行を削除するか（例：商談IDが一致するなど）を任意で設定してください。
■注意事項
- SalesforceとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
