■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、手作業でGoogle スプレッドシートへ情報を転記していると、多くの時間と手間を要し、入力ミスのリスクも伴うのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をトリガーとして、Google スプレッドシートの特定範囲を別タブへ自動でコピーできるため、これらの課題を円滑に解消し、より重要な業務へ集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGoogle スプレッドシート間で、煩雑な手作業によるデータ連携を行っている営業担当者の方
- リード情報の転記ミスや入力漏れを防ぎ、データ精度の向上を目指しているチームのマネージャーの方
- 繰り返し発生する定型的なデータ入力業務から解放され、コア業務へ注力したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにリードが登録されると、Google スプレッドシートへ情報が自動でコピーされるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力や転記の時間を短縮できます。
- 手作業に伴うデータ転記時の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、常に正確なデータ管理の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面にてSalesforceおよびGoogle スプレッドシートをYoomと連携させます。
- 次に、フローボットのトリガーとしてSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定することで、新しいリードの登録を起点にフローが自動で起動するようになります。
- 続けて、Salesforceを選択し、同じく「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」アクション（これはトリガーで検知された新規リードの具体的な情報を取得するためのステップです）を設定し、必要なリード情報を取得します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、コピー元のシートや参照したいデータの範囲を指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能の「コマンドオペレーション」を設定し、取得したSalesforceのリード情報やGoogle スプレッドシートのデータに基づいて、特定の条件を満たした場合にのみ後続の処理に進むよう、詳細なロジックを定義します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、条件に合致し整形されたリード情報を、指定した別のシートやタブに新しい行として自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能で利用するコマンドオペレーションでは、Google スプレッドシートへレコードを追加する際の具体的な条件をユーザーの業務に合わせて自由に設定することが可能です。例えば、Salesforceから取得したリードの特定の項目（業種やリードソースなど）の値に基づいて、コピーを実行するか否かを判断させる、といった詳細なカスタマイズが行えます。
■注意事項
- SalesforceとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceおよび繰り返しオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
