Zendeskで特定のキーワードを含むタスク管理用のチケットが作成されたらMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Zendeskでチケットが作成された際に、都度Microsoft Teamsへ手動で通知する作業は、手間がかかるだけでなく、通知漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Zendeskでのチケット作成をトリガーとして、特定のキーワードが含まれている場合にのみMicrosoft Teamsへ自動で通知できるようになるため、内容確認や共有の手間を減らせる可能性があります。

■このテンプレートをおすすめする方

• ZendeskとMicrosoft Teamsを利用し、チケット管理と情報共有を行っている方
• 特定のキーワードを含む重要なチケットの見落としを防ぎ、迅速な対応を実現したい方
• 手作業によるSaaS間の情報連携に課題を感じ、業務効率化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskで特定のキーワードを含むチケットが作成されると、自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、手作業での確認や連絡にかかる時間を短縮できます。
• 手動での情報伝達時に発生しがちな、通知漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでZendeskの「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。この設定により、Zendeskで新しいチケットが作成されたことを検知してフローが起動します。
3. 次に、分岐機能を選択し、作成されたチケットの件名や本文に特定のキーワードが含まれているかどうかを判定する条件を設定します。
4. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、条件に合致した場合にのみ、指定したチャネルへチケット情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、チケットの優先度などの分岐条件を運用に合わせて設定できます。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知するメッセージ本文に固定のテキストを入れたり、Zendeskのチケットから取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Zendesk、Microsoft  TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。