Typeformの情報をもとにPDFを生成してOutlookで送信する
Typeformの情報をもとにPDFを生成してOutlookで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Outlook
と
Typeform
を自動連携できます。
■概要
Typeformで収集したアンケートや申込情報をもとに、手作業でPDF書類を作成し、Outlookで一件ずつメール送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、手作業での情報転記は入力ミスや送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると、その情報をもとにPDF書類を自動で生成し、Outlookから指定の宛先へ自動送信までを完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformで収集した情報をもとに、日常的にPDF書類を作成・送付しているご担当者の方
- Outlookでの定型的なメール送信業務を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方
- 手作業による書類作成やメール送信でのミスをなくし、業務品質の向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformへのフォーム送信を起点に、書類生成からOutlookでのメール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや、メールの宛先設定ミス、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、Outlook、TypeformをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomの書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、Typeformから取得した情報をもとにPDFを生成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたPDFを添付して任意の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Typeformのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDやタグを設定してください。
■注意事項
- Typeform、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Typeformの回答内容を取得する方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については『「書類を発行する」の設定方法』をご参照ください。
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