Typeformの情報をもとにPDFを生成してOutlookで送信する

■概要

Typeformで収集した情報をPDF化し、Outlookで個別送信する作業に追われていませんか？このプロセスは時間がかかる上に、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると、Microsoft Excelを連携してPDF書類を自動生成し、Outlookから指定の宛先にメールを自動送信するため、これらの課題を解消し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Typeformで収集した情報を元にした書類作成とメール送信を自動化したいと考えている方
• Microsoft Excelで作成した雛形からPDFを生成し、Outlookで手動送信する作業を効率化したい方
• 定型的な書類送付業務におけるヒューマンエラーを削減し、作業時間を短縮したい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Typeformへのフォーム送信を起点に、Microsoft ExcelでのPDF書類生成からOutlookでのメール送信まで一連の流れが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先間違い、書類の添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Typeform、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。Typeformから受け取った情報をもとに、Excelの雛形を使ってPDFを生成します。
4. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定します。生成したPDFを添付し、Typeformの回答内容を差し込んだメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Typeformのトリガー設定では、連携するフォームのIDを指定したり、特定のタグが付いた回答のみを処理対象とするなど、起動条件を細かく設定することが可能です。
• Microsoft Excelの書類発行設定では、使用する雛形ファイルを選択し、出力するPDFのファイル名や、Typeformから取得したどの情報をMicrosoft Excelシートのどこに差し込むかといったマッピングを自由にカスタマイズできます。
• Outlookのメール設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文などを固定値で設定するだけでなく、Typeformの回答内容や生成したPDFのファイル名といった動的な情報を差し込んで、パーソナライズされたメールを作成することが可能です。

■注意事項

• Typeform、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Typeformの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765