フォームから送信されたPDFを結合し、Gmailで送信する

■概要

フォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で結合し、それをGmailに添付して送信する作業は、手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に定期的に発生する業務であれば、その負担は小さくありません。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーに、複数のPDFファイルを自動で結合し、指定された宛先にGmailで送信する一連の流れを自動化でき、これらの課題を効率的に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信したPDFファイルを日常的に結合し、Gmailで送信している担当者の方
• 手作業によるPDFの結合やメール送信業務で、ミスの発生や作業時間に課題を感じている方
• 定型的な書類送付業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームからのPDF送信後、結合、Gmailでの送信といった一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率の向上に貢献します。
• 手作業によるファイルの取り違えやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとして「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションで「データ変換機能」を選択し、「PDFファイルを結合」アクションを設定して、フォームから送信された複数のPDFファイルを1つにまとめます。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、ユーザーが受け付けたい情報に合わせて、フォームの項目を任意で設定してください。
• PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のPDFファイル名に、フォームで取得した情報（例えば申請者名や日付など）を変数として動的に含めたり、固定の文字列を指定したりすることが可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、メールの件名や本文にフォームの入力内容などの前工程で取得した情報を変数として活用し、パーソナライズされたメッセージを作成できるだけでなく、定型文を組み合わせることもできます。また、送信先のメールアドレスも任意に設定が可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924