Re:lationでチケットのステータスが変更されたら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Re:lationで管理しているチケットのステータス変更に関して、都度Microsoft Teamsで関係者に連絡する作業に手間を感じていませんか。また、手作業による連絡では、対応漏れや通知の遅延といった課題も生じがちです。このワークフローを活用すれば、Re:lationでチケットのステータスが変更された際に、その情報を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、情報共有の迅速化と業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Re:lationのチケット更新情報をMicrosoft Teamsで迅速に共有したいと考えている方
• 手作業による通知連絡での連絡漏れや遅延を防止し、業務を効率化したいチームリーダーの方
• 顧客対応やプロジェクトの進捗管理における情報伝達を円滑にしたい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Re:lationでのチケットステータス変更時に自動でMicrosoft Teamsへ通知されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を削減できます。
• システムが自動で通知処理を行うため、連絡漏れや誤った情報伝達といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Re:lationとMicrosoft TeamsをYoomに連携させます。
2. 次に、トリガーとしてRe:lationを選択し、「チケットが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この際、通知の対象とする特定の受信箱やステータスを指定することが可能です。
3. その後、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したチケット情報に基づいて、特定の条件に合致した場合のみ後続処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Re:lationから取得したチケット情報を含むメッセージを指定したチャネルに自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Re:lationのトリガー設定では、通知の対象としたい受信箱を任意で指定することが可能です。
• ‍分岐機能では、前段階で取得した情報をもとに、後続の処理を続ける条件を任意で指定可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを任意に設定できます。さらに、通知するメッセージ本文には、固定のテキストだけでなく、Re:lationのトリガーから取得したチケットなどの情報を変数として埋め込み、より詳細な通知内容にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Re:lation、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。