BoxにスキャンしたPDFがアップロードされたら、文字起こししてZoho Mailで通知する

■概要

Boxにスキャンした請求書や契約書などのPDFをアップロードした後、その内容を確認してZoho Mailで関係者に通知する作業に、手間を感じていませんか。手作業での転記ではミスの発生も避けられないため、業務上のリスクになることもあります。このワークフローは、BoxとZoho Mailの連携を自動化し、アップロードされたPDFの内容をOCRで読み取り、自動でメール通知まで完了させるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で確認し、メールで通知している方
• BoxとZoho Mailを連携させて、書類管理に関連する業務フローを効率化したい方
• 紙媒体で受け取った書類のDX化と、後続業務の自動化を推進している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの文字起こしからZoho Mailでの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による情報転記が不要になるため、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとZoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、OCRで抽出した内容を本文に含めて関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
• ファイルをダウンロードするBoxのオペレーションでは、対象ファイルのコンテンツIDを任意で設定することが可能です。
• OCR機能のオペレーションでは、PDFファイルから読み取るテキストの抽出項目を任意でカスタマイズできます。
• Zoho Mailでメールを送信するオペレーションでは、宛先や件名、本文などに固定値を設定したり、前段の処理で取得した情報を埋め込んだりすることが可能です。

■注意事項

• Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。