Typeformで求人応募者の情報が送信されたら、Outlookで受付確認メールを自動送信する

■概要

求人応募があるたびに、一件ずつ受付確認メールを作成し送信する作業は手間がかかり、応募者への対応が遅れてしまうこともあるのではないでしょうか。
特に応募数が多い場合、採用担当者の負担は大きくなり、他の重要な業務に影響が出ることもあります。
このワークフローを活用すれば、Typeformで求人応募情報が送信されたタイミングで、Outlookから受付確認メールを自動送信できるため、業務プロセスの改善に寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Typeformで求人応募を受け付け、Outlookで応募者と連絡を取っている方
• 応募者への受付確認メールの送信作業に、時間や手間を感じている方
• 手作業によるメール送信漏れや遅延を防ぎ、採用活動を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Typeformへの応募情報送信をトリガーに、Outlookから自動でメールが送信されるため、手作業でのメール作成・送信にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、応募者との確実なコミュニケーションを支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTypeformの「フォームが送信されたら」アクションを設定することで、指定したTypeformのフォームに応募があった際にフローが起動します。
3. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定します。ここで、応募者への受付確認メールの件名や本文、送信先メールアドレス（応募者のメールアドレス）などを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。固定のメッセージを設定するだけでなく、Typeformから取得した応募者の氏名や応募職種などの情報を、変数としてメール本文に埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Typeformの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858