Sansanで特定条件の名刺情報が登録されたら、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

■概要

Sansanに新しい名刺情報が登録されるたびに、Google Workspaceへ手動でユーザー情報を入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
特に特定条件に合致する情報のみを登録したい場合、確認作業も加わり、時間と労力がかかることがあります。
このワークフローを活用すれば、Sansanへの名刺情報登録をトリガーに、指定した条件に基づいてGoogle Workspaceへのユーザー追加を自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SansanとGoogle Workspace間で頻繁にユーザー情報を手作業で登録している方
• 名刺情報から特定条件の担当者のみをGoogle Workspaceに登録したいと考えている方
• 手作業による情報入力ミスや、登録漏れを減らしたいと考えている業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Sansanに特定条件の名刺情報が登録されると、自動でGoogle Workspaceにユーザーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記での入力間違いや、条件確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SansanとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、名刺情報の中から特定の条件に合致する場合のみ後続処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、Sansanから取得した情報を元にユーザーを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Sansanのトリガー設定後に追加する分岐機能では、どのような条件の名刺情報が登録された場合にGoogle Workspaceへユーザーを追加するか、その分岐条件を任意で設定してください。例えば、「会社名がA会社の場合」など、柔軟な条件設定が可能です。
• Google Workspaceで新規ユーザーを追加するオペレーションでは、追加するユーザーの氏名、初回ログイン時のデフォルトパスワード、さらにログイン時にパスワードを変更してもらうか否かといった項目を任意で設定してください。

■注意事項

• Sansan、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Sansan・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。