■概要
新しい従業員の入社や組織変更に伴い、Google Workspaceにユーザーアカウントを登録する作業は頻繁に発生しますが、その都度Sansanへ名刺情報を手動で登録するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Sansanへの名刺データ追加が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとSansanを利用し、アカウント管理と名刺管理を行っている担当者の方
- 従業員情報のSaaS間連携を手作業で行い、時間と手間を感じている情報システム部門の方
- 手入力による情報登録のミスを減らし、業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceにユーザー情報が登録されると、自動でSansanへ名刺データが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。この設定により、Google Workspaceに新しいユーザーが追加された際にフローが起動します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報などを元に対象ユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、前のステップで取得したユーザー情報をもとに、Sansanへ名刺データを自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、どの情報をキーにしてユーザーを検索するか、その検索キーワードを任意で設定してください。例えば、メールアドレスや社員番号など、一意に特定できる項目を指定することが一般的です。
- Sansanの「名刺データを登録」アクションでは、登録する名刺情報として、名刺交換日、氏名、会社名、部署名、役職、電話番号、メールアドレスなどの項目を、Google Workspaceから取得した情報や固定値を元に任意で設定してください。
■注意事項
- Sansan、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Sansan・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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