■概要
Sansanに新しい名刺情報が登録されるたび、手作業でMicrosoft Excelに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に、特定の条件に合う名刺情報だけを抽出して管理したい場合、その確認作業も負担になります。このワークフローを活用すれば、Sansanで特定条件に合致する名刺情報が登録された際に、自動でMicrosoft Excelに必要な情報を追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SansanとMicrosoft Excelを利用し、名刺情報管理を手作業で行っている営業担当者
- 名刺情報の中から特定条件に合うものだけを効率的にリスト化したいマーケティング担当
- データ入力の正確性を高め、ヒューマンエラーを減らしたい業務管理者
■このテンプレートを使うメリット
- Sansanへの名刺登録後、条件に合う情報のみが自動でMicrosoft Excelに追加されるため、手作業による転記時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力や条件確認の際に発生しがちな、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SansanとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐」を選択し、Microsoft Excelに追加したい名刺情報の条件（例：特定の役職、業種など）を設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し「レコードを追加する」アクションを設定、Sansanから取得した名刺情報を指定のファイル・シートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Sansanから取得した名刺情報の中から、どのような条件に合致した場合にMicrosoft Excelへ追加するかを、役職、部署、登録日など、様々な項目を元に自由に設定できます。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、どの列にどの情報を登録するかを指定する際、Sansanから取得した会社名や氏名、メールアドレスなどの情報を変数として埋め込んだり、固定の値を入力したりするなど、柔軟にカスタムが可能です。
■注意事項
- Sansan・Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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