■概要
Microsoft Excelに保存された顧客情報を、定期的にSansanへ手作業で登録していませんか？あるいは、指定した日時にこれらの作業を行う必要があるものの、他の業務に追われてしまい対応が遅れてしまうことはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動でデータを取得し、Sansanへ名刺情報を登録することが可能になり、こうした手作業による手間や対応漏れといった課題の解消に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelのデータを定期的にSansanへ登録している営業担当者やマーケティング担当の方
- 手作業によるデータ入力の工数削減や入力ミス防止に関心がある業務改善担当者の方
- 特定のSaaS間のデータ連携を指定した日時に自動で実行したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Excelからのデータ取得とSansanへの登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、このワークフローを起動したい日時や繰り返し周期を指定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、Sansanに登録したいデータが含まれるファイルやシート、取得範囲を指定します。
- Microsoft Excelから取得した複数のデータを一つずつ処理するため、オペレーションで繰り返し機能を設定し、取得したデータを対象とします。
- 最後に、繰り返し処理の中でSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、Microsoft Excelから取得した情報を基に名刺データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションでは、連携するファイル名、シート名、そしてどの列のデータを取得するかなどを、実際の運用に合わせて具体的に指定してください。
- 繰り返しオペレーションの設定では、Microsoft Excelから取得したどのデータ項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を、Sansanに登録する際の名刺情報のどのフィールドに対応させるかを、一つ一つマッピングする必要があります。
- Sansanの「名刺データを登録」アクションでは、名刺交換日や部署、役職といった、Microsoft Excelから取得する情報以外の必須項目や任意項目についても、実際の運用に合わせて値を設定したり、特定の値を固定で入力したりするようカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft Excel、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションの操作とSansanは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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