OutlookでJPEGファイルを受信したら、RPAでJPGに変換しOneDriveに格納する

‍■概要

メールで受信したJPEGファイルを、手作業でJPG形式に変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この単純作業も、数が増えると時間を要し、本来のコア業務を圧迫する一因になりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたJPEGファイルを自動でJPGに変換し、指定のOneDriveフォルダに格納する一連の流れを自動化し、ファイル管理に関する課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取ったJPEG画像を、日常的にJPG形式へ変換している方
• 画像ファイルの形式変換と保存作業に手間を感じている方
• OneDriveを活用しており、ファイル管理に関する定型業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点にファイル変換から保存までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように設定します
3. オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
5. オペレーションのRPA機能で、オンラインの画像変換ツールなどを操作し、ダウンロードしたJPEGファイルをJPG形式に変換します
6. データ変換機能の正規表現を使い、ファイル名の拡張子を「.jpg」に置換します
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガーでは、フローを起動させたいメールが格納されているフォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを任意で設定してください
• 分岐機能では、取得した添付ファイルの情報（ファイル名など）を利用して、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズできます
• RPA機能では、ファイル変換に利用するWebページのURLや、クリックするボタンなどの操作対象を任意に指定することが可能です
• 正規表現によるデータの置換では、ファイル名の拡張子を置換する際の対象文字列（.jpegなど）や置換後の文字列（.jpgなど）を自由に設定できます
• OneDriveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやファイル名を、固定値または前段のオペレーションで取得した情報を利用して設定してください

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。