OutlookでPDFファイルを受信したら、CloudConvertでPowerPointに変換しDiscordに通知する

■概要

定期的に受け取る報告書などのPDFファイルを、プレゼンテーションで再利用するためにPowerPoint形式へ変換する作業に、手間を感じていませんか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付されたPDFを自動でPowerPointに変換し、変換後のファイルをDiscordへ即座に通知します。手作業で行っていたconvert pdf to pptのようなファイル形式の変換と共有業務を自動化し、日々の業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取ったPDFをPowerPointに変換し、チームへ共有している方
• 手作業によるファイル変換が多く、本来の業務に集中できていないと感じている方
• convert pdf to pptのような定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFの受信からPowerPointへの変換、そして共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます
• 手動でのファイル操作が不要になることで、ファイルの選択ミスや変換漏れ、共有先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、CloudConvert、DiscordをYoomと連携します
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、フローを起動するメールの条件を指定します
3. オペレーションでOutlookのアクションを設定し、トリガーで受信したメールに添付されているPDFファイルをダウンロードします
4. 次に、CloudConvertのアクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルをアップロードしてPowerPoint形式に変換します
5. 変換されたPowerPointファイルをCloudConvertからダウンロードします
6. 最後に、Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、変換後のファイルを指定のチャンネルに送信して完了です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordへのファイル送信アクションでは、通知を送信するチャンネルを任意で設定できます
• 通知メッセージの本文には、固定のテキストはもちろん、トリガーとなったOutlookのメール件名や本文といった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることも可能です

■注意事項

• Outlook、CloudConvert、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。