OutlookでPNGファイルが送信されたら、PDFに変換しOneDriveに格納する

‍■概要

メールで送られてくるPNG画像を、都度手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。ファイルの数が多ければ多いほど作業は煩雑になり、保存ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPNGファイルを自動でPDFに変換し、OneDriveの指定フォルダに格納します。手作業で行っていたファイル変換のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する画像ファイルの管理や変換作業を効率化したいと考えている方
• 日常的に発生するPNGファイルからPDFへの変換作業を自動化したい方
• OneDriveでのファイル管理を徹底し、手作業による保存ミスや格納漏れを防ぎたいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、PNGからPDFへの変換、OneDriveへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理が実行されるよう条件を設定します。
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、条件に合致したPNGファイルをダウンロードします。
5. RPA機能でブラウザを操作し、ダウンロードしたPNGファイルをPDFへ変換します。
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、保存するファイル名を任意の形式に整えます。
7. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意に設定できます。
• 分岐機能では、添付ファイルのファイル名など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
• RPA機能では、ファイル変換に利用するWebサイトのURLや操作対象のボタン、入力するテキストなどを柔軟に設定できます。
• データ変換機能では、正規表現を用いてファイル名を変更するなど、置換対象や置換後の文字列を前段の情報も活用しながら自由に設定可能です。
• OneDriveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダやファイル名を、固定値または前段で取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。